Трудовая книжка — один из важнейших личных документов гражданина нашей страны. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Однако не все руководители неправительственных организаций обращают должное внимание на этот документ, а многие молодые работники не осознают его роль в определении трудового стажа и часто считают его ненужным. К тому же в небольших организациях, как правило, нет кадровых служб и нет специалистов по ведению кадрового учета. Все это приводит к многочисленным ошибкам в ведении трудовых книжек, вплоть до их полного незнания или крайне неаккуратного исполнения.
Наряду с указанными субъективными причинами существуют и объективные причины, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по ведению трудовых книжек реальным ситуациям, возникающим в повседневной практике.
Правовые рабочие отношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, законодательством о пенсиях, инструкциями Минтруда и Архивной службы. Значение трудовой книжки определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Работник каровой службы несет ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовой книжки, т.е. за записи, внесенные в период работы работника в данной организации. Для заметок, сделанных в других организациях, отвечающих за свои услуги персоналу. Между тем, работник может не понимать или не осознавать значение и важность трудовой книжки как основного документа о трудоустройстве и опыте работы.
Документирование учета передвижения персонала в нашей стране осуществляется на основании нормативных документов национального действия.
Среди источников Российской Федерации среди законов о труде важнейшим является Трудовой кодекс РФ. Это систематизированный источник российского трудового законодательства, охватывающий все основные институты. Первый КЗоТ был принят в 1918 году, он просуществовал четыре года. Второй КЗоТ 1922 года действовал пятьдесят лет. Третий КЗоТ РФ был принят 9 декабря 1971 года и введен в действие с 1 апреля 1972 года. В него неоднократно вносились изменения и дополнения. Однако крупные изменения и дополнения вносились дважды: 5 февраля 1988 г. Указом Президиума Верховного Совета РСФСР и Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. Ныне действующий кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 года. «Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей». (ст.1. ТК РФ).
Право человека на досуг и отдых
... право за такой год на оплачиваемый отпуск, пропорциональный продолжительности его работы в течение этого года. Для приобретения права на отпуск необходим трудовой стаж; для получения права на ... трудового распорядка или график сменности и зависит от длинны ежедневной работы и перерыва на отдых и ... документу о ратификации; отпуск ни в коем случае не может составлять менее трех рабочих недель за один год ...
Кодекс содержит правила, которые условно можно разделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровых служб.
Трудовой кодекс отражает процессы документирования трудовых правоотношений, определяет случаи и порядок составления документов, впервые включает описание содержания наиболее важных из них, в частности трудового договора. Оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего обращаться к соответствующим статьям ТК РФ. сотрудникам отдела кадров также полезно иметь комментарий к Трудовому кодексу, в котором разъясняются все статьи.
В ст. 66 Трудового кодекса указывается, что «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».
До апреля 2003 г. этот порядок устанавливался постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 с дополнениями и изменениями, внесенными постановлениями Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252; от 31 марта 1987 г. № 201 и от 19 октября 1990 г. № 412. Эта инструкция, проработавшая почти 30 лет, несмотря на внесение изменений и дополнений) конечно, устарела, и после принятия нового Трудового кодекса сразу же потребовался новый нормативный документ.
16 апреля 2003 г. вышло Постановление Правительства Российской Федерации № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Однако эти новые правила не заменили всю предыдущую инструкцию. В п.4 Постановления Правительства предписывалось Министерству труда и социального развития Российской Федерации утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Следовательно, инструкцию 1974 г. заменили два документа — «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и «Инструкция по заполнению трудовых книжек». Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.
Инструкция была утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, С утверждением Инструкции старая инструкция 1974 г. со всеми дополнениями и изменениями признается не действующей на территории Российской Федерации. Трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января 2004 года.
Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого ТК, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
Трудовые ресурсы на предприятии туризма и гостиничного бизнеса
... трудовых ресурсов напрямую влияет на деятельность всего предприятия. Объектом исследования является: Трудовые ресурсы предприятий туризма и гостиничного хозяйства. Предметом исследования: трудовые ресурсы ... подготовку и оформление документов, учет и ... трудовые книжки хранятся в отделе кадров данной организации. Совместители -- сотрудники, трудовые книжки ... данной категории, как правило, имеют среднее ...
Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.
При написании курсовой работы была использована литература следующих авторов:
- А.В. Печниковой «Документация отдела кадров предприятия». Учебник описывает основные правила и положения по оформлению кадровых документов, дает необходимую информацию для правильного оформления согласно действующему стандарту. Подробно описана инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях и организациях;
- М.Ю.
Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности». Автор рассматривает общие требования к оформлению основных видов личных документов, особенности их содержания и порядок оформления.
Т.В. Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» Где автор указывает на более распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки, и правила их исправления.
«Увольнение работников: правила оформления, образцы документов» под редакцией В.М.Прудникова. В книге приведены правила оформления и примеры заполнения документов, оформленных в случае увольнения сотрудника по всем причинам, предусмотренным Трудовым кодексом.
«Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства» по редакцией Г.Ю. Косьянова. Издание содержит подробный анализ действующих правил приема на работу и увольнения сотрудников. А также рассмотрены труды таких авторов как М.В. Стенюков, Т.В. Кузнецова, М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, С.П. Сабук.
При написании курсовой работы также использовались статьи из журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство» в частности статьи: В.И. Андреевой «Документирование деятельности кадровой службы», где освещен ряд моментов касающихся заполнения наиболее распространенных документов, образующихся в деятельности кадровой службы; Т.В.Кузнецова «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» где описаны новые «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и «Инструкция по заполнению трудовых книжек». Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.
Цель курса работы — изучение основных правил составления и ведения бухгалтерской книги предприятия.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
Глава 1. Оформление и ведение трудовой книжки
1.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним
Приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, ответственный за их ведение, должен прежде всего решить следующие основные задачи.
В первую очередь, согласно соответствующему акту, должны быть приняты трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в кадровой службе.
Трудовые отношения в предприятиях гостиничного сервиса
... данной курсовой работе мы рассмотрим структуру трудовых отношений на предприятиях гостиничного сервиса. Трудовые отношения -- отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной ...
Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть записаны все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные ими при приеме на работу, а также выданные им впервые.
В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).
Создается комиссия по поиску недостающих документов, результаты которой оформляются в виде документа с указанием принятых мер и сделанных выводов.
В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).
Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.
Все операции, связанные с приемом и потреблением модулей рабочей книги и их вкладышей, регистрируются в книге доходов и расходов с указанием серии и номера каждого модуля.
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой книжки не допускается. Если у гражданина нет разрешения на работу, он должен «представить администрации справку о последнем трудоустройстве, выданную по месту жительства компетентным жилищно-муниципальным органом…» Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а «последним занятием» бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей — физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.
В таких случаях для гражданина представляется достаточно логичным предъявить любой имеющийся у него трудовой документ вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения; справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28-6).
Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.
Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).
Трудовые споры и пути их разрешения
... практике происходят нарушения как трудовых, так и коллективных договоров, в результате которых и зарождаются индивидуальные и коллективные трудовые споры. Они могут рассматриваться ... трудового законодательства и судебной практики в сфере разрешения трудовых споров в целях выделения проблем законодательства в данной области и нахождения возможного решения выделенных проблем. Данная дипломная работа ...
Порядок оформления и ведения вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш вшивается в рабочую книгу, если все страницы хотя бы одного из разделов заполнены и нет возможности вести записи в документе.
Оформление и сохранение вкладыша осуществляется работодателем с соблюдением правил, установленных для учета и сохранения трудовых книжек. При необходимости в трудовую книжку вшивается два и более вкладышей. Выпуск каждого вкладыша в рабочей тетради помечен словами «Серия выданных вкладышей . номер…».
Вкладыш без трудовой книжки, даже оформленный надлежащим образом, является недействительным (см.п.39 Правил).
Обложка рабочей книги выполняет не только защитную, но и информативную функцию: информация об изменениях пунктов, внесенных на титульный лист, размещается внутри обложки. Следует подчеркнуть, что в Инструкции конкретно говорится об изменении персональных данных сотрудника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за ошибок, допущенных при заполнении титульного листа. Бланки рабочих тетрадей и вкладышей, испорченные при составлении, уничтожаются путем сжигания на основании соответствующего акта.
1.2 Оформление титульного листа
Организация может выдать трудовую книжку сотруднику только в том случае, если сотрудник принимается на работу впервые. При увольнении из Вооруженных Сил необходимо предъявить военный билет.
Записи в трудовой книжке являются основанием для назначения пенсии работнику. Таким образом, Правительство Российской Федерации устанавливает форму, порядок хранения и ведения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и предоставления их работодателю. В настоящее время действуют два нормативных документа:
1.Правила ведения и хранения трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках».
2.Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69.
Рассмотрим требования новой Инструкции по заполнению первого (титульного) листа трудовой книжки.
Во-первых, записи в трудовую книжку вносятся перьевыми, гелиевыми ручками, ручкой- роллером (в том числе шариковой), цветоводостойкими чернилами. допускается использование туши трех цветов: черного, пурпурного, синего.
Во- вторых, в отличие от старой инструкции основанием для внесения сведений о работнике в титульный лист трудовой книжки являются не только паспорт и свидетельство о рождении, но и иные документы, такие, например, как загранпаспорт, водительские права и другие, содержащие персональные данные работника.
Сведения о работнике заполняются следующим образом:
- Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчество инициалами;
- Дата рождения записывается полностью( число, месяц, год).
Согласно Инструкции, составление трудовой книжки осуществляется в присутствии работника не позднее одной недели со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения — на основании паспорта; образование — на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании — на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.
В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.
Введение этой, казалось бы, более простой информации на практике сопровождается значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника «на слух», без строгого соответствия данным паспорта («классическим» примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья).
Реже встречаются, но тем не менее встречаются сокращения длинных и отчества и даже их замена инициалами, что совершенно недопустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например, 15 мая 72г.).
Согласно Инструкции дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год — четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1973г.
Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.
Другой ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись «высшее» в строке об образовании:
Также допускаются ошибки при сборе информации о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.
Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.
На титульном листе есть еще одна подпись: лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку «(разборчиво)»:
Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации или отделом кадров. Трудовая книжка без штампа на титульном листе не действует.
Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.
При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения — выше или рядом, на той же строке).
При замене этих данных недопустимо удалять отдельные буквы или цифры с пометкой «Я считаю правильными», как это часто делают неопытные штатные сотрудники.
Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы показаны внутри обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или сотрудника отдела кадров и печатью организации или печатью отдела кадров.
В том же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный после окончания учебного заведения.
Очень часто сотрудники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, возможно, просят вписать свое имя в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не подразумевает, и на титульном листе нет места для перечисления вновь приобретенных профессий и специальностей. Установление для рабочего второй и последующих профессий с указанием присвоенных категорий отмечается в разделе «Сведения о работе», освоение новых специальностей в трудовой книжке не фиксируется.
После ввода всей информации указывается дата составления трудовой книжки. Дата заполнения титульного листа трудовой книжки, как и любые другие даты, оформляется арабскими цифрами по две на число и месяц и четыре на год (ГОСТ Р 6. 30 — 2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.) Например, запись от 02 января 2004 г. в трудовой книжке будет оформлена как 02.01.2004. Все регистрации производятся в присутствии сотрудника, который своей подписью на титульном листе удостоверяет правильность внесения данных в трудовую книжку. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или печать кадровой службы в специально обозначенном месте (МП).
Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, вводится информация о назначении пенсии. Оформление титульного листа см.в приложении №1.
1.3 Оформление сведений о работе
Записи в разделе «Сведения о работе» по составу информации можно разделить на 3 группы:
- информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;
- информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;
- дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.
Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:
- о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
- о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
- о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);
— Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).
Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а).
Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.
Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:
- записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
- номера записей исправляются, зачеркиваются;
- даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;
- даты написаны римскими цифрами вместо арабских;
- даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);
- в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
- нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);
- ссылка на документ — основание в 4 графе отсутствует;
- в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).
Еще больше ошибок совершается при заполнении третьего основного столбца, куда вставляется текст записи. При приеме на работу сначала в виде названия, без номера и даты, в 3-м столбце должно быть указано полное название организации в соответствии с ее уставом. Название организации может быть проштамповано или от руки. Ниже, не пропуская строчки, информация о найме написана под следующим порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на заказ.
Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Распространенная ошибка при вводе записей о найме состоит в том, что некоторые сотрудники отдела кадров неправильно понимают требование о том, чтобы записи о найме точно соответствовали тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: «куда и кем» или «куда и зачем» принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.
При этом в некоторых случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть интегрирована с некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:
- наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
- указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
- наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
- не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
- наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
- наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
- указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.
Оформление сведений о работе см. в приложении № 2.
При приеме на работу нового сотрудника кадровик должен использовать в своей работе следующие статьи ТК РФ. См. в приложении № 3.
Глава 2. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
2.1 Оформление исправлений в трудовой книжке
Правовое регулирование вопросов, связанных с внесением изменений и исправлений в записи, совершенные в трудовой книжке, а также с оформлением и ведением дубликата и вкладыша к ней, осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением РФ от 16апреля 2003 г. №225 « О трудовых книжках»).
Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
|
Причины внесения изменений (исправлений) |
Основание (документ) |
Примечание |
|
|
Изменения в личных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения) |
Паспорт или свидетельство (о заключении или расторжении брака, о рождении) |
Производится работодателем по последнему месту работы |
|
|
Изменение в данных об образовании (профессии, специальности) |
Диплом (свидетельство, удостоверение) о получении образования, профессии, специальности, о повышении квалификации |
Производится работодателем по последнему месту работы |
|
|
Исправление записей |
На основании документов(за исключением случаев, когда основанием для исправления записей могут служить свидетельские показания) |
Производится работодателем, внесшим неверную запись. Может также производиться по последнему месту работы на основании соответствующих документов |
|
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В этом случае работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь при подаче заявления.
В случае реорганизации организации, осуществившей неверную или неточную регистрацию, исправление вносится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем на новом рабочем месте на основании соответствующего документа.
Исправленная информация должна полностью соответствовать документу, по которому она была исправлена. В случае утраты такого документа или его несоответствия фактически выполненной работе исправление сведений о работе осуществляется на основании иных документов, подтверждающих выполнение работы, не указанных в трудовой книжке.
Показания не могут служить основанием для исправления ранее внесенных пунктов, за исключением пунктов, по которым есть решение суда.
В разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о вакансии или информацию о вознаграждении, нельзя удалять неточные или неправильные записи.
Изменения в записи вносятся путем их признания недействительными и ввода правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. См.приложение №5
2.2 Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п. Их рабочие тетради могут быть потеряны из-за обстоятельств, а их восстановление чрезвычайно сложно по многим причинам, не зависящим от человека.
Изготовление дубликата на последнем месте работы согласно требованиям Инструкции не всегда возможно. Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).
При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:
- а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
в)сведения о работе владельца трудовой книжки по прежнему месту работы — при наличии документального подтверждения соответствующих сведений.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника(п.32 Правил).
Если документы, на основании которых были произведены проводки в трудовой книжке, не содержат полной информации о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки помещается только информация, содержащаяся в этих документах.
При наличии в утраченной трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все раннее произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (оправдательный приговор либо постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления) признаются недействительными (п.22 Правил).
При наличии перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно — документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к ответственности), работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. См. приложение №4
2.3 Заполнение сведений об увольнении
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
Например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2.4 Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о подтверждении в судебном порядке увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
В случае если в день увольнения работника (прекращения
трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с
отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки
на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в
нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается
на руки одному из его родственников под расписку или высылается
по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Заключение
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, работу.
Составление, ведение, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего дело с документами.
Среди общей массы управленческих документов выделяют комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий относятся к кадровым документам.
Каждый предприниматель-руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организациях (например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Трудовые книжки ведутся в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель, кадровые работники несут персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.
К сожалению, во многих организациях допускаются ошибки в ведении документов, фиксирующих трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающим его заработную плату, стаж и увольнение, тем самым нарушаются требования ТК РФ.
Список источников и литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://jret.ru/kursovaya/trudovaya-knijka-poryadok-i-trebovaniya-k-vedeniyu-i-zapisyam-2/
1. Трудовой Кодекс Российской Федерации с комментариями/отв. редактор доктор юридических наук профессор Ю.П.Орловский — М.: Юридическая фирма «КОНТРАКТ», 2002.
2. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
3. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.-М., 2001.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов.Требования к оформлению документов».
5. Альбом унифицированных форм первичной документации. — М.: Госкомстата, 2004 (электронный вариант).
6. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003.)
7. Инструкция по заполнению трудовых книжек» ( утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.)
Литература:
[Электронный ресурс]//URL: https://jret.ru/kursovaya/trudovaya-knijka-poryadok-i-trebovaniya-k-vedeniyu-i-zapisyam-2/
8. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. — 5-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 224 с.
9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В.,
10. Санкина Л.В., Быкова Т.А., и др.; Под ред.проф. Т.В.Кузнецовой.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.-359 с.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.- 408 с.
12. Кузнецова Т.В. Новые формы кадровых документов // Секретарское дело. — 2004. — № 5. — С.5-8
13. Кузнецова Т.В. «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» // Делопроизводство. — 2004. — №1. — С.36-39.
14. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М., Кобук С.П. Организация работы с документами по личному составу: Учеб. Пособие. — М:. ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 176 с.
15. Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства (5-е изд., перераб. и доп.).
— М.: Информцентр XXI века, 2005. — 168 с.
16. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документоведение трудовой деятельности. — СПб.: Питер, 2004. — 208 с.
17. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводство предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие. — .М: Издательство РДЛ, 2003. — 208 с.
18. Санкина Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика . — 2004 . — №7. — С.53-55.
