Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций

метки: Технология, Делопроизводство, Информационный, Информация, Актуальность, Внедрение, Обусловить, Больший

37

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы на работу с электронными документами; первичен электронный документ;
в базе данных хранятся как реквизиты, так и содержание документов;	в СЭД содержательная часть документа является главной и обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы делопроизводства (электронные журналы регистрации с отдельными правами доступа);	виртуальное движение документа реализуется методом изменения прав доступа; маршруты прохождения документов настраиваются согласно утвержденному в организации регламенту;
возможен быстрый поиск документов по различным параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством навигации по иерархии каталогов и папок (т.к. самые важные реквизиты электронного документа — его вид и тематика);
возможность просматривать историю исполнения документа, но необязательна автоматизация процесса подготовки документов;	учтены все жизненные фазы электронного документа — от его создания до перемещения в архив, автоматизированы все процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;	наличие доверия к электронному документу — активное использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная функция — автоматизация делопроизводства.	основные функции — автоматизация производства и управление электронными документами.

Вывод, который делает автор статьи: САД реализуют только часть (пусть и очень важную), возможностей СЭД. [18]

Из проанализированной выше информации следует неожиданный вывод. Несмотря на то, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более широким понятием, чем «система автоматизации делопроизводства» (САД).

1. Регистрация входящей корреспонденции

Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2. Наложение резолюций и выбор исполнителей

Этот процесс придает документу статус распорядительного и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.

3. Создание исходящих/внутренних документов

Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.

Подготовка документа в инициативном порядке — процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам .

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов .

4. Контроль исполнительской дисциплины

При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль — процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля . Снятие с контроля — завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

5. Передача документов в архив

Отработанные документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение. , Кроме того, в системе возможны следующие этапы документооборота:

ь ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) — процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

ь формирование дел и томов — процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

ь списание документов в дела — процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

ь передача дел во временное пользование — до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

ь архивирование дел — производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

ь передача дел в подразделения — процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

ь передача дел на постоянное хранение — процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

ь уничтожение документа в архиве — процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов :

§ сервис уведомлений — подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

§ контроль получения ответа на документ — позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

§ подсистема построения отчётов — позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

§ электронный телефонный справочник — синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

§ Web-доступ для поиска и просмотра документов — подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части — Менеджер объектов — обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]

Подобные документы

• Комплекс технических средств обеспечения информационных технологий. Методы и преимущества их применения в делопроизводстве. Системы управления документооборотом на основе Web-технологий, корпоративного электронного архива, телекоммуникационные средства.

  контрольная работа [41,6 K], добавлен 17.11.2010

• Изучение организации и средств информационных технологий в делопроизводстве. Рассмотрение основных электронных офисных систем. Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам.

  курсовая работа [261,7 K], добавлен 30.04.2014

• Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных систем. Структура и классификация информационных систем. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий. Виды информационных технологий.

  курсовая работа [578,4 K], добавлен 17.06.2003

• Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий. Краткое описание MS Office 2000 и MS Office Standart Edition 2003. Экономическая целесообразность использования MS Office в делопроизводстве. Охрана труда при работе на компьютере.

  дипломная работа [3,9 M], добавлен 23.07.2010

• Информационные технологии и системы. Связь организаций и информационных систем. Интегрированная система управления промышленными предприятиями. Возможности информационных технологий в бизнесе, их влияние на организацию и роль менеджеров в этом процессе.

  курсовая работа [147,7 K], добавлен 07.05.2012

• Формирование и развитие системы непрерывного образования. Понятие информационной технологии. Роль средств новых информационных технологий в образовании. Направления внедрения средств новых информационных технологий в образование.

  реферат [28,9 K], добавлен 21.11.2005

• Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.

  курсовая работа [46,4 K], добавлен 16.09.2011

• Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.

  курс лекций [1,1 M], добавлен 29.04.2012

• Исследование наиболее распространенных систем электронного документооборота в России. Анализ использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк России», оценка эффективности данного процесса и направления ее повышения в будущем.

  презентация [154,1 K], добавлен 14.08.2013

• Обзор новых информационных технологий в обучении в высших учебных заведениях. Методы и способы применения мультимедиа технологий при чтении лекций. Внедрение информационных систем в классические библиотеки. Характеристика обучающих систем в ДонТУ.

  реферат [216,9 K], добавлен 10.02.2012