Организация проведения выставок

метки: Выставка, Организация, Проведение, Стенд, Автомобильный, Выставочный, Экспонат, Посетитель

Выставки — эффективный ресурс для организации, и проведения социо-культурных и маркетинговых исследований, т к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию

Актуальность проблемы — организации выставок является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка — важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Ценность исследований на выставках состоит в том, что они:

• дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях;
• позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных;
• поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число таких трендов может достигать значительной величины;

— исследования на выставках позволяют определить новые тенденции в развитии рынка и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными. Участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации.

Цель данной курсовой работы является исследование организации выставочной деятельности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Рассмотреть ключевые понятия теоретических представлений выставочной деятельности.

2.Изучить историю и сущность выставочной деятельности.

3.Изучить цели и участия в выставке.

4.Изучить основные этапы организации и проведения выставок.

Предмет исследования: организация проведения выставок.

Объект исследования: проведение выставок.

выставка народный хозяйственный стенд

I. Понятие выставки и цели участия в ней

1.1 Выставки. История и сущность

Выставка — публичные, устроены по определенному плану места для обозрения продуктов промышленности и искусства данного региона (округа) или страны или (многих стран) имеют своей задачей представить общую картину состояния промышленности и искусства данного этапа развития экономики, путем публичного соревнования производителей и массового привлечения потребителей, а также содействовать их развитию. Они могли быть постоянными (иногда их называли промышленными музеями) и временными. Современные выставки ведут свое начало от французских музеев, основателями которых являются кардиналы Франции Мазарини и Кольбер (см. Список исп. ист. п. 5)

Рекламные технологии в выставочно-ярморочной деятельности организации

... технологиями и предпочтениями как участников, так и посетителей выставки. Таким образом, выставочно-ярмарочная деятельность ООО «МКВ», проанализированная на примере проведения выставки «Спорт» характеризуется неуклонным ростом занимаемых выставкой площадей, количества как посетителей, так и участников выставки. ... листовку и наружную рекламу, что вполне закономерно. Что касается посетителей выставки, ...

Однако первые же постоянные выставки отличались от промышленных музеев тем, что выставленные на них предметы время от времени заменялись другими. В последнее десятилетие XIX века значительное развитие получили в Западной Европе постоянные выставки образцов промышленности, которые учреждались товариществами фабрикантов в крупных промышленных центрах. Эти выставки еще более отличались от музеев, хотя во Франции эти выставки по-прежнему носят название «Musee comraerciale», в Германии — «Handelsmuseum». Музеи преследуют цели исключительно образовательные: они сосредоточивают в себе образцы товаров иностранного производства, которым должны подражать местные производители, или отражают эволюцию технического прогресса в стране.

В противоположность этому постоянные выставки образцов представляют лишь местную промышленность и преследуют, задачи, чисто коммерческие: они служат посредниками между местными производителями и иностранными покупателями. Первая такая выставка образцов была проведена в 1882 году в г. Штутгарте.

В то время различались выставки: местные (для данного округа), национальные (всероссийские, международные и всемирные), далее — всеобщая, охватывающая все отрасли экономики, и специальная, являющаяся выразительницей одной только области труда. К последним относятся художественные, промышленные (изделия фабрично-ремесленного труда) и сельскохозяйственные выставки. Но выставки допускают и дальнейшую, иногда даже крайне дробную специализацию. Наконец, различают выставки периодические (временные) и постоянные.

Первая промышленная выставка была устроена во Франции, в Париже, в 1798 г. Первая Всемирная выставка в Лондоне в 1851 г. открыла новую эпоху в истории выставочного дела. В России первая выставка отечественной промышленности состоялась в 1829 г. в Санкт-Петербурге, вторая — в Москве в 1831 г., третья — в Санкт-Петербурге в 1833 г., а четвертая — в Москве в 1835 г.

Всемирные выставки отличаются от международных тем, что на последних принимают участие представители промышленности лишь отдельных государств, имеющих высокие достижения в данной отрасли промышленности. Всего Всемирных выставок в XIX веке было восемь: первая была в Лондоне в 1851 г., последняя — в Париже, в 1889 г.; девятая выставка устраивалась в Чикаго и была открыта в 1898 г.

В 1828 г. были опубликованы утвержденные Николаем II «Правила об устройстве выставки российских мануфактурных изделий в Санкт-Петербурге», в которых, в частности, говорилось, что на выставку будут допускаться без всякого платежа изделия всех родов по желанию и усмотрению фабриканта или ремесленника, а в параграфе третьем «Правил…» предусматривался свободный вход на выставку. Для привлечения к участию в выставке промышленников, проживающих вдали от Петербурга, был учрежден институт маклеров, на чье имя можно было прислать товары и в обязанности которых также входили показ присланных экспонатов на выставке и обеспечение их сохранности.

Выставки и ярмарки как элемент системы маркетинговых коммуникаций

... "выставка", "ярмарка" вышли за рамки их давнего определения как демонстрации продукции определенной категории для специалистов и широкого круга посетителей. Процесс эволюции выставочно-ярмарочного бизнеса повлек за собой развитие ...

Правилами оговаривалась необходимость фабричных клейм и знаков, удостоверяющих российское происхождение выставляемых изделий.

В феврале 1935 г. II Всероссийский съезд колхозников-ударников обратился в центральные органы власти с предложением об организации в Москве постоянной Всесоюзной сельскохозяйственной выставки. Предложение было принято и вскоре в северной части столицы началось строительство выставочных павильонов. Открытие выставки состоялось 1 августа 1939 года.

С распадом СССР была ликвидирована государственная монополия на ярмарочно-выставочную деятельность. Это создало предпосылки для быстрого возникновения крупных, средних и мелких ярмарочно-выставочных центров почти во всех крупнейших промышленных городах России. Наиболее крупные российские фирмы, занимающиеся выставочно-ярмарочной деятельностью: Оргтехцентр «Интеропторг», ЗАО «Экспоцентр», ВАО «Ленэкспо», ВАО «Нижегородская Ярмарка», АО «Сибирская Ярмарка», АО «Тверская Ярмарка» и ряд других (см. Список исп. ист. п. 7)

Активизация работ в области выставочно-ярмарочной деятельности актуальна и осознана правительством. Развитие ярмарочно-выставочной деятельности было обусловлено определенными приоритетами регионов России по промышленному потенциалу, сырьевой базе, продукции аграрного сектора и пр.

1.2 Цели участия в выставке

Выставки имеют своей целью завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой информацией, встретиться с единомышленниками и конкурентами, обсудить с представителями своей отрасли и смежных отраслей новые тенденции в производстве и продаже товаров и услуг, вести поиск новых рынков сбыта своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т.д., т.е. перечень целей выставки практически неисчерпаем.

Для активного, прогрессивного современного делового человека значение выставки трудно переоценить: здесь можно встретиться с покупателями, специалистами, с потенциальными заказчиками, непосредственно общаться с производителями, выяснить их неиспользованные производственные возможности, посмотреть экспериментальные образцы новой продукции

В настоящее время с учетом современных реалий рыночной экономики основной задачей, стоящей перед любым предприятием с точки зрения маркетинга, является максимальный и всесторонний учет интересов потребителей. Поэтому на выставках демонстрируются новинки промышленности, культуры, сельского хозяйства, заключаются сделки, ведется работа по формированию спроса и стимулированию сбыта, может осуществляться полная или частичная торговля со стенда и пр.

Значение выставок необходимо рассматривать в нескольких аспектах:

во-первых, от проведения выставки выигрывают экспонент и посетитель, активизируя свое сотрудничество, ведь выставки и ярмарки организуются, прежде всего, для того, чтобы сами участники смогли изучить рынок, повысить конкурентность продукции, увеличить сбыт.

Во-вторых, от проведения выставок: извлекают выгоду страна, регион, город как с точки зрения макроэкономики (международная торговля), так и микроэкономики (деятельность местных предпринимателей).

Швейцария – страна чудес

... курсовой работы является исследование особенностей культурного наследия Швейцарии. Задачи: Изучить природно - исторический потенциал Швейцарии. Познакомится с культурой Швейцарии, основными традициями и обычаями населения этой страны; Рассмотреть особенности Швейцарии. ... в пределах одного региона. Другая особенность Швейцарии - множество озер. Несмотря на то что эта страна не имеет выхода к морю, ...

Основные условия проведения любой выставки:

• представление новых товаров, услуг, опыта и др.;
• необходимость в разъяснении и демонстрации предложенных товаров;
• развитие контактов и их связь с реализацией;
• демонстрация явных преимуществ предложенного товара по сравнению с товарами конкурентов;
• изучение рыночной структуры, исследование новых путей распространения (см.

Список исп. ист. п. 1)

1.3 Классификация выставок

Из мирового опыта следует, что выставки принято классифицировать по пяти основным признакам:

1. по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны / регионы они представляют) разделяют на:

• всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) — в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;
• международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);
• с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);
• национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);
• межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);
• местные (региональные) — с участием фирм только из того города / региона, где проводится выставка.

2. по тематическому (отраслевому) признаку бывают:

• универсальные;
• специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

По тематике выставки бывают: узкоспециализированными, широко специализированными и универсальными — для широкого круга посетителей.

К узкоспециализированным относятся отраслевые выставки. Количество посетителей на таких выставках небольшое, от 5000 до 1000 человек в день, потому что здесь собирается свой круг специалистов.

Широко специализированные выставки, как правило, проводятся на уровне региона. Количество посетителей — от 1000 до 3000 в день. Как правило, это представители различных отраслей. Временный эффект таких выставок небольшой, три-пять месяцев. Главная особенность в отличие от узкоспециализированных, заключается в том, что здесь собирается большое число конкурентов (см. Список исп. ист. п. 6).

Универсальные выставки отличаются большой посещаемостью — 5-10 тысяч человек в день. Здесь высок уровень розничных продаж, средняя торговая фирма за шесть дней работы выставки реализует месячную партию товара. В последнее десятилетие торгово-промышленные ярмарки и выставки в России переживают поистине революционный бум. Перестройка экономики, переход на рыночные отношения, отказ от монополии на выставочную деятельность и внешнюю торговлю, самостоятельность регионов России — все это в корне изменило цель выставок, их назначение, а также взаимоотношения экспонента, участвующего в выставке, и специалиста, посещающего его. Интересы участников выставок-ярмарок разные. Но большая часть из них стремится повысить результативность своего производства.

3. по значимости мероприятия для экономики города / региона / страны:

Выставочная деятельность туроператора

... выставочная деятельность данного туроператора. Цель курсовой работы: исследование выставочной деятельности туроператорской компании «SUNMAR TOUR». Для того, чтобы достичь нашу цель- нам необходимо выполнить ряд задач: 1. Исследовать выставку ... выставочному бизнесу. Выставочные мероприятия стали сегодня полноправными участниками глобального экономического развития любой страны, ... участии на выставке это ...

• выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);
• выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);
• выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);
• выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

4. по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие) делят на:

• выставки, проводимые внутри страны;
• выставки, проводимые на территории других стран.

5. по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы) бывают:

6. постоянно действующие (0,5-1 год и более);

7. временные (0,5-5 месяцев);

8. краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

Организаторы выставок и ярмарок, учитывая, в первую очередь, интересы и взаимопонимание главных действующих лиц «участник-посетитель», должны четко представлять, что:

• Выставка — это рынок в концентрированном виде, зеркало всех рынков данного направления; выставки носят эмоциональный характер и привлекают чисто человеческие чувства; выставка и ярмарка обеспечивают и увеличивают обозримость рынка товаров; выставка дает доступ на новые рынки; выставка и ярмарка позволяют составить цену товара и достигаемый результат; выставки и ярмарки способствуют интенсивному обмену информацией во всех аспектах деятельности — экономическом, техническом, эстетическом и политическом (см. Список исп. ист. п. 5).

Выставки и торговые ярмарки — это важные мероприятия по распространению своей продукции и расширению ее сбыта. При хорошей организации они позволяют фирме вступать в контакт с множеством новых клиентов и дистрибьюторов, дают дополнительную возможность реализации изделий и способствуют более быстрому их продвижению к потребителям.

Как и всякая другая торговая операция, выставки и ярмарки должны тщательно планироваться и проводиться организованно. Только в этом случае они будут полезны.

Тщательно планируются не только сами выставки, но и все, что связано с их организацией и проведением. Назначаются ответственные за каждое конкретное дело. В большой фирме к этой работе привлекаются торговый менеджер и менеджер по маркетингу, специалисты по рекламе и пропаганде. В небольшой компании все эти задачи ложатся на плечи одного человека, как правило, самого владельца или его партнера (см. Список исп. ист. п. 8)

Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя выставки в три раза ниже, чем при личной продаже.

Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно, что удобно для представления, введения нового продукта для большого количества людей.

Она позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов.

Специалисты по продажам имеют возможность осуществлять на выставке все элементы процесса личных продаж: а) определение перспективных покупателей; б) обслуживание существующих счетов; в) презентация продукта; г) улучшение корпоративного имиджа; д) сбор информации о конкурентах; е) продажа товара.

Показ нового изделия на выставке — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей, идеи или инвесторов.

Основы организации учета затрат и калькулирование себестоимости ...

... учета затрат на производство являются: учет объема, ассортимента и качества произведенной продукции, выполненных работ и оказанных услуг, учет фактических затрат на производство продукции и контроль за использованием сырья, материальных, трудовых и других ресурсов, за соблюдением установленных смет расходов по обслуживанию производства и управлению, калькулирование себестоимости продукции, ...

Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок, в том числе зарубежный.

Информация об участниках выставки появляется в средствах массовой информации — на телевидении, радио или в экономической прессе. Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч с важными людьми.

Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями — целевой аудиторией — «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное их знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.

Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с коммерческими агентами.

Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании в макро- и микро-среде компании (см. Список исп. ист. п. 17).

II. Организация выставки

2.1 Планирование проведения выставки

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать:

• федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;
• выставочные организации;
• торгово-промышленные палаты (ТПП) — ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;
• ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);
• прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Основной метод организации реализации товара на выставке — по представленным образцам. Образцы доставляются на выставку предприятиями-поставщиками за свой счет. Руководство выставкой осуществляет выставочный комитет, в состав которого включены ответственные представители органов государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий — изготовителей товаров, коммерческих структур — покупателей и других предпринимателей. Решения выставочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для экспонентов выставки.

Основные функции выставочного комитета:

• Определяет время и место проведения выставки;
• Создаёт рабочие органы выставки (дирекцию, арбитраж, бюро по учету договоров и другие органы необходимые для выполнения перед выставкой её задач);
• Определяет графики встреч поставщиков и покупателей;
• Утверждает смету доходов и расходов выставки, размер средств на её прохождение и источники их получения;
• Определяет порядок, режим работы выставки;
• Разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров, в том числе при согласовании, изменении и уточнении спецификаций к договорам, либо поручает решение таких споров арбитражу выставочного комитета и в этих случаях утверждает решения арбитража после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы на его решения;
• Решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением выставки.

Решения выставочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем выставочного комитета или его заместителем.

Участие предприятия туриндустрии (Тез-тур) в выставочно-ярмарочных мероприятиях

... На каждой выставке организаторы пытаются завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий. Анализируя отрасль выставочно-ярмарочной деятельности, ...

Дирекция выставки:

• Осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением выставки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, определение регламента работы и т.д.);
• Обеспечивает приём и хранение представленных на выставку образцов товаров, оказывает техническое содействие участникам выставки в заключении договоров, ведет необходимую отчетность.

Группа по учету договоров:

• Ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на выставке;
• Анализирует ход заключения договоров и согласования спецификаций, готовит по поручению выставочного комитета или дирекции выставки соответствующие аналитические справки, записи, предложения.

Арбитраж выставочного комитета:

• Обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;
• Консультирует участников выставки по правовым вопросам;
• Рассматривает возникающие на выставке преддоговорные споры.

Основные этапы проведения выставки:

Планирование выставки можно разделить на три этапа:

1) планирование подготовки выставки;

2) планирование проведения выставки;

3) планирование работы после окончания выставки.

1) Планирование подготовки выставки должно включать:

• составление перечня выставляемой продукции;
• составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;
• изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; подготовка информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;
• подготовка стендистов и персонала;
• составление сметы затрат.

2) Планирование работы выставки включает:

• составление расписания работы персонала; инструктаж персонала;
• закрепление экспонатов за сотрудниками;
• завоз и вывоз оборудования; организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;
• организация учета посетителей, интересующихся вашей продукцией.

3) Планирование работы после окончания выставки включает:

• регистрацию посетителей, покупателей, интересующихся вашей продукцией в результате посещения выставки;
• подведение итогов выставки (затрат, дохода);
• разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы».

Составив перечень продукции, вы легко можете составить перечень необходимых для ее рекламы материалов. Хорошо, если на каждый вид выставляемой продукции у вас разработан информационный лист. В некоторых случаях для технически сложной продукции целесообразно иметь даже два листа: один с общим описанием назначения и функций, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся вашей продукцией — с подробными техническими характеристиками (см. Список исп. ист. п. 22).

Выставка как способ продвижения компании

... на рынке предложениями, получить консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления качественных характеристик продукции и ее цен, провести переговоры и оговорить коммерческие условия, подписать контракт. На выставке ... успеха проведения ярмарок и выставок. Оформление стенда, подбор персонала, разработка программы по рекламе продукта и предприятия, подход к посетителю стенда - все это ...

Несколько видов товаров, продукций, близких по назначению, можно объединить на одном информационно-рекламном листе.

2.2 Работа со СМИ и интернетом

Проводится активно на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия. Главным образом направлена на сообщение о проведении выставки и привлечении новых участников. Включает в себя:

• серию статей в СМИ о выставках и ходе их подготовки;
• объявления по радио и сюжеты на телевидении о предстоящем мероприятии;
• приглашение представителей СМИ на выставку, рассылка информации о мероприятии, приглашений и пресс-релизов;
• пресс-конференция для СМИ перед проведением и по окончании ярмарки;
• участие СМИ на круглых столах и других мероприятиях.

Также специально для СМИ разрабатывают информационный пакет который включает в себя пресс-релиз, информацию о товарах и об участниках выставки. Перед открытием и после закрытия выставки проводятся пресс-конференции.

На дворе 21 век и Интернет не для кого уже не новость. Выставочный бизнес динамичен и Интернет стал неотъемлемой частью его. В этом смысле Интернет — самый удобный для потенциальных посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

В наши дни пользуются большой популярностью в Интернете видеотрансляции. Неудивительно — они дают уникальную возможность видеть на экране компьютера удаленные события, причем «вживую», именно так, как они происходят. Понятно, почему видеотрансляции получили столь широкое распространение. Если говорить о выставочной деятельности, то практика показала: технологии видеотрансляций особенно широко применяются на проходящих в рамках деловой программы конференциях, презентациях, съездах профессиональных союзов и ассоциаций, «круглых столах», а также, конечно, разного рода развлекательных шоу и концертах.

Есть еще одна форма представления видео в Интернете — видеоконференции. Подобная технология позволяет работать фактически в режиме телемоста («многоточечная видеоконференция»).

Проведение этих мероприятий дороже и сложнее с организационной точки зрения, поэтому на месте будущей видеозаписи надо провести определенную предварительную подготовку, поскольку требования к проведению видеоконференций гораздо выше аналогичных требований при организации видеотрансляций. Важно учесть, что зачастую предполагаемые места проведения, даже при наличии Интернета, могут не соответствовать нужным требованиям. Что касается просмотра через Интернет, трансляция может осуществляться в нескольких форматах. Обычно в предварительном анонсе на сайте организатора указывается время и формат проведения прямой трансляции.

Как мной было сказано выше, существуют крупномасштабные (например, всемирные, межрегиональные, национальные) выставки. И оформление заявки на участие в них возможно только с помощью Интернета.

Экскурсионно-выставочная работа

... всего, необходимо собрать сведения обо всех выставках, по тематике близких к деятельности фирмы. Информацию о выставках можно получить как в Национальном выставочном центре и Торгово-промышленной палате России, ...

2.3 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд — это лицо фирмы, поэтому к его оформлению необходимо относиться как можно внимательнее. Почему-то на нашей российской «рекламной ниве» часто встречаются руководители, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректируют их по нескольку раз, и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция.

Для многих потенциальных покупателей или партнеров чтение газет с рекламой — занятие каждодневное, а посещение выставки и вашего стенда может стать событием. Поэтому нужно сделать это событие запоминающимся, приложив к этому смекалку, опыт и интеллект.

Особое, если не главное, значение при проведении выставки играет подготовка выставочного стенда. Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых иностранными компаниями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить (см. Список исп. ист. п. 13).

Гораздо большую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и крупную фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

Умение оригинально оформить ваш стенд, сделать его интересным для посетителя — это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Старайтесь шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

При наличии у вас нестандартного оборудования, предназначенного для работы или демонстрации продукции, мебели, предусмотрите возможность доставки ею на ваш выставочный стенд.

План стенда, как правило, соотносится с составленным вами перечнем продукции. Остается лишь предусмотреть место для каждого экспоната, место для рекламных и информационных материалов.

Расположение экспонатов — дело вкуса. Их можно располагать на одном уровне или на нескольких — все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана вашего стенда.

Располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее: прежде чем планировать расположение экспонатов, отследите по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы были они видны основному потоку посетителей; работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов; а если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде; поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда (см. Список исп. ист. 15).

Всю выставочную экспозицию можно разделить на несколько условных зон:

• выставочная — та площадь, на которой, собственно, располагаются, ваши экспонаты (с учетом их функционирования и места для работы стендистов);
• офис — место для заключения договоров, ведения переговоров, отдыха сотрудников;
• вспомогательная — место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса готовой продукции (см.

Список исп. ист. п. 19).

Как компоновать эти зоны, какие из них нужны вам на данной выставке, вы должны определить сами — это зависит от вида вашей продукции, специализации выставки и пр.

Есть несколько вопросов по организации работы стенда, которые иногда остаются без внимания и «выплывают» в последний момент, разрушая предварительно намеченные планы.

Место для одежды. Одежда стендистов, ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду — не лучшее его украшение. В комплект выставочного оборудования обычно предлагаются навешивающие на стены модуля вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, учитывайте сезон: зимой места под одежду понадобится больше, в теплый сезон — можно ограничиться минимумом.

Место для отдыха. При длительной работе выставки, нестабильности потоков посетителей необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников. Кроме того, далеко не на всех выставках есть буфеты или столовые для питания стендистов. Даже при их наличии очереди и высокие цены могут вынудить ваших сотрудников оставаться голодными, что не лучшим образом скажется на их работоспособности. А вид жующих или распивающих чай стендистов может негативно отразиться на мнении о вашей фирме посетителей выставки.

Если есть возможность, лучше предусмотреть возможность питания ваших стендистов в недоступном посетителям месте.

Место для посуды, приготовления напитков. Если вы ведете переговоры, и у вас на стенде заключаются контракты, договоры, вам необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе.

Склад. Плохое впечатление производит стенд, загруженный пустыми коробками, портфелями и чемоданами сотрудников и посетителей.

Если ваши экспонаты или продукция, которую вы собираетесь реализовать в период проведения выставки, упакована в картонные коробки и вы намерены хранить их на вашем выставочном стенде, обязательно предусмотрите на стенде место для их хранения, закрытое от посетителей.

Место для переговоров. При наличии у вас шумных экспонатов, или шумных экспонатов, принадлежащих другим фирмам, непосредственно рядом с вашим стендом, следует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от этих экспонатов может свести на нет ваши усилия при переговорах с представителями фирм.

В комнате переговоров должны быть варианты договоров, ваших коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы вашей продукции, чистая бумага.

Место для рекламных и информационных материалов. На руках у стендистов должны находиться папки с необходимой информацией. Обычно такая папка находится на рабочем месте стендиста, но это отвлекает внимание посетителей от экспонатов (иногда у некоторых посетителей возникает желание захватить ее на память).

Желательно, чтобы такие папки имели постоянное место, но не были видны посетителям.

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу.

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих ваш стенд. Такие материалы лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров (см. Список исп. ист. п. 3).

Тем, кто работает на стенде, следует быть предельно внимательным к каждому своему поступку, слову, поведению в целом, во всех видах перечисленных выше деловых отношений.

Обсуждая возможные условия договора, разумно сначала выслушать предложения предполагаемого партнера, а затем выдвигать свои, но с учетом его пожеланий, — такая схема общения дает менее всего поводов для разногласий и деловых противоречий.

Отношения с посетителями должны строиться индивидуально, исключительно доброжелательно.

Не следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали «случайными посетителями» — ведь они завтра могут быть клиентами фирмы, — если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) — «орудия труда» сотрудников фирмы — участницы выставки.

Хотелось бы указать на еще одно необходимое качество — неутомимость. Выставка обычно непродолжительна — 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание «говорить одно и то же». Так же как «весенний день год кормит», так и выставочный день, эффективно проведенный, может «кормить» фирму даже не один год.

Ваше согласие в участии оформляется либо договором, либо подписанием заказа-договора. В любом случае вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ: предоставление аренды выставочной площади (открытой, закрытой); аренда и монтаж выставочного оборудования (стен, выставочного модуля в соответствии с вашим планом выставочного стенда); установка розеток (если вам необходимо нестандартное напряжение, укажите обязательно), дополнительных светильников; аренда и установка подиумов под экспонаты; предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев; надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией); публикация сведений в каталоге выставки; при необходимости закажите услуги грузчиков или автопогрузчика.

Часть оборудования и услуг вы получаете бесплатно, за счет аренды выставочной площади определенного размера. Чем больше арендуемая площадь, тем шире оказываемые услуги и больше объем дополнительного оборудования. Специфика ваших экспонатов, организация работы и ваши финансовые возможности определяют, какие заказать услуги и оборудование.

Оформление выставочного стенда должно быть выдержано в едином стиле и концентрировать внимание посетителей на экспонатах, выставленных на стенде. Не увлекайтесь идеями оформления стенда, помните, что самое основное — это ваши экспонаты, все остальное должно оттенять, обрамлять, дополнять, но, ни в коем случае не отвлекать внимание от основного.

Естественно, если на выставке представлена новинка или ваша основная перспективная продукция, предусмотрите для нее наиболее выгодное, хорошо просматриваемое посетителями место.

Надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами, должны взаимно дополнять друг друга. Насколько удачна ваша комбинация из этих трех составляющих — будет ясно в первые часы работы выставки: неправильное расположение или неполная информация вызывают много дополнительных вопросов со стороны посетителей. Простой анализ вопросов покажет вам, что вы не учли при размещении экспонатов и поясняющих надписей.

Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты, по возможности, в действующем виде. Если это невозможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстрационные табло, фильмы. Даже самая хорошая фотография не заменит оборудование или продукцию. Фотография может демонстрировать область применения или, например, гамму возможных расцветок и т.д. Если, кроме фотографий и плакатов, вам нечего представить на выставке — вам лучше в ней не участвовать. Подумайте о другой форме рекламы, например, прямой почтовой рассылке рекламных проспектов (см. Список исп. ист. п. 18).

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы и растения не всегда удобны: выставочные залы не лучшая среда обитания, а полив может испортить экспонаты или рекламу. Композиции из искусственных цветов и зелени более удобны, практически не требуют ухода, их можно подвесить, разместить на любом уровне и в любом месте.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки, хотя бы на будущее, и не повторяйте их на следующих выставках. Как говорится, не ошибается тот, кто ничего не делает.

Помните, что любая выставка — это одновременно и процесс учебы: учитесь вы, учатся ваши конкуренты и партнеры. С каждым разом меняются оформление и дизайн выставок. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей. Появляются и исчезают, потому что на одном-двух стендах, они интересны, но установленные на всех — уже не привлекают внимание посетителей.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов: тематика выставки; цели участия в выставке; перечень продукции, услуг, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т.д.); план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей; формы регистрации посетителей; формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют связь с представителями прессы. Если намечается такое поручение, то специалиста необходимо предупредить заранее, чтобы он имел время для надлежащей подготовки (разработки пресс-релиза).

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать, сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки заказов, коммерческие прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.д.

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, — все зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста (см. Список исп. ист. п. 11).

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости, в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов и наилучшего ознакомления посетителей с экспонатами).

Особое значение в период работы на выставке приобретает охрана изобретений, технологий и ноу-хау. К сожалению, большинство изобретателей, хорошо зная предмет изобретения, склонны забываться и во всех подробностях и деталях рассказывать всю суть своего изобретения посторонним людям и даже конкурентам.

Во избежание разглашения коммерческих секретов их следует привлекать к работе на выставке с большой осторожностью.

Организация выставки существенно изменяет характер работы руководителя фирмы в период выставки. Желательно, чтобы руководитель присутствовал на стенде во время работы выставки. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее (за день-два) становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения и т.д. (об этом можно справиться в оргкомитете выставки).

В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Лучшее, что может сделать руководитель — это наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие товары или услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Посещение других выставочных стендов руководителю поможет уловить тенденции в развитии того или иного направления производства товаров или услуг, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Помните, что выставка — удобный повод (почти нейтральная территория) посетить не только партнеров по бизнесу или производству, но и конкурентов, При этом учтите возможность ответных посещений как тех, так и других (см. Список исп. ист. п. 4).

Заключение

В настоящее время выставочно-ярмарочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест.

В ходе проделанной работы мы выяснили, что выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения — и что самое важное — строить отношения с вашими потенциальными покупателями напрямую. Главная задача во время работы выставки — обеспечение нужной нам реакции по отношению к вашей экспозиции со стороны целевых групп. Во время проведения выставок конкретизация отдельных мероприятий зависит прежде всего от маркетинговой стратегии. На высокую эффективность выставок производитель может рассчитывать лишь в том случае, если: они, во-первых, подготовлены и проведены на основе предварительных исследований с учетом динамичной природы рынка; во-вторых, создана обоснованная, запоминающаяся и должным образом воздействующая на заранее выбранную потребительскую аудиторию рекламная продукция; в-третьих, направленность кампаний обеспечена достаточно широкой по объему публикацией в наиболее целесообразных для решения поставленных задач и учитывающих специфику рекламной аудитории средствах распространения рекламы; в-четвертых, мероприятия в разных местах и на разных уровнях сбытовой деятельности скоординированы. Этот комплекс условий возникает вне зависимости от того, рекламируется ли товар массового спроса или промышленного назначения.

Независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу.

Немаловажный этап это определение эффективности выставки. Большинство специалистов считает, что затраты на рекламу должны рассматриваться как неизбежные расходы, подобно расходам на исследования, обучение, оборудование, т.е. для достижения запланированного объема реализации необходимо поддерживать определенный, выработанный рыночной практикой процент отчислений на рекламу, зависящий от этого объема.

Тем не менее относительную эффективность выставки установить можно: во-первых, соотношением объемов продаж или прибыли до и после проведения выставки и затраченной на нее суммы, а во-вторых, изменением процента информированности заданной рекламной аудитории о рекламодателе, его товарном знаке, продукции и услугах. В последнем случае эффективность оценивается тем, насколько она выполняет свою информационную функцию.

Список используемой литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://jret.ru/kursovaya/organizatsiya-i-provedenie-avtomobilnyih-vyistavok-esse/

1. Адаир Д. Эффективная коммуникация. — М.: Эксмо, 2006 г.

2. Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2006 г.

3. Барежев В.А., Малькевич А.А. Организация и проведение PR-кампаний Издат.: Питер, 2010 г.

4. Без бюджета. 57 эффективных приемов маркетинга. Игорь Манн

Манн-Иванов-Фербер, 2009 г.

5. Бердышев С.Н. Организация выставочной деятельности. Издат.: Дашков и К°, 2008 г.

6. Выставки как инструмент ускорения бизнеса №9 — 2004 г.

7. Десять смертных грехов маркетинга, Филип Котлер, Изд.: Альпина, 2010 г.

8. Журнал Бизнес и Выставки №1 (43-44), Издат.: КРОКУС ИНТЕРНЭШНЛ,

10. Захаренко Г. «Выставка. Техника и технология успеха» Изд.: Вершина, 2006 г.

11. Зырянов А.В. «Основы коммерческой деятельности» — 2001г.

12. Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. — СПб., 2001 г.

13. Петелин В.Г. «Основы менеджмента выставочной деятельности» Изд.: Юнити-Дана, 2005 г.

14. Синецкий Б.И. «Основы коммерческой деятельности: Учебник для вузов» — 2008 г.

15. Создание логотипов. Самые современные разработки М. Эвами , Изд.: Питер, 2009 г.

16. Увлекательное путешествие в мозг современного потребителя Мартин Линдстро, Изд.: Эксмо, 2010 г.

17. Федько В.П. «Маркетинговые коммуникации» — 2007 г.18. Шарков Ф.И. «Выставочный коммуникационный менеджмент. Управление выставочными коммуникациями» Изд.: Альфа-Пресс, 2006 г.