Организация туристической деятельности

метки: Деятельность, Организация, Основа, Предмет, Подразделение, Задача, Дисциплина, Предприятие

1. Предметная область

Основными видами деятельности туристической компании ОАО являются:

· туроператорская деятельность;

· турагентская деятельность.

Ассортимент предоставляемых услуг достаточно широкий. Компания предоставляет такие услуги как:

· программы по индивидуальному и групповому отдыху (внутреннему и международному);

· экономичные варианты туров и V.I.P. обслуживание;

· детский и юношеский отдых;

· образовательные программы;

· санаторное лечение, курортный отдых, спортивные, оздоровительные и реабилитационные программы;

· шоп–тур;

· бронирование авиа и железнодорожные билеты по России и другим странам мира;

· визовая поддержка;

· страхование на время поездки.

Исходя из выше сказанного, становится ясно, что руководству предприятия стоит больше внимания уделять следующим вопросам:

· разработка ассортиментной политики фирмы Изучение спроса на туристский продукт, требований потребителей к качеству услуг, уровню цен;

· составление программ по продукту с учетом издержек производства, затрат на рекламу;

· установление верхнего предела цен на продукцию, услуги и рентабельность их производства;

· формирование туров (индивидуальных и групповых от экономичных вариантов до VIP);

· продвижение туров;

· реализация туров;

· определение конечного результата деятельности фирмы, доходов и прибыли;

· сохранение и защита традиционного рынка (клиентуры);

· введение, развитие и увеличение новых сегментов рынка;

· контроль качества предоставляемых туристических услуг (степень удовлетворенности туриста после поездки).

2. Модельное описание туристической компании

Туристическая фирма является одним из ведущих, хорошо развивающимся предприятий по предоставлению населению туристических услуг в городе Комсомольск – на – Амуре. Услуги оказываемые предприятием пользуются большим спросом.

Конкурентными преимуществами предприятия являются:

· предоставление качественных услуг;

Мастер-Тур: Программа для туроператоров. Автоматизация деятельности ...

... визы». 2.Функциональные блоки «Мастер-Тур» 2009.2 Конструктор туров - предназначен для формирования пакетов услуг и программ туров, готовых к реализации, ... услуги, составляющей тур, что исключает возможность перепродаж."Мастер-Тур" позволяет вносить квоты на любую услугу, используемую в турах и путевках. Кроме этого, программа позволяет вносить квоты на одну и ту же услугу, предоставляемую ...

· высокий уровень организации производства, наличие внутреннего оперативного учета.

Для эффективного управленческого учета на предприятии необходимо обеспечить поддержку принятия всех управленческих решений в области «финансово-экономического управления» предприятием. Применение информационных технологий необходимо уже на начальном этапе постановки системы управленческого учета. На этом этапе, на предприятии должна быть решена задача точной идентификации (формализации) его деятельности путем создания его полной (или комплексной) электронной бизнес-модели. Данную комплексную модель образуют следующие частные модели, которые отражают определенные аспекты управления: стратегическая, организационно-функциональная, процессная, финансовая и информационная и внешней среды. Наличие системы управления на основе технологий бизнес-инжиниринга дает предприятию следующие преимущества:

· введение специальных регистров-классификаторов, объединенных в модели, позволяет точно идентифицировать и объективно оценивать текущее состояние и качество системы управления предприятием, аналогично тому, как наличие регистров бухгалтерского учета позволяет отслеживать и оценивать его финансовое состояние;

· полученные модели позволяют создавать и поддерживать в рабочем состоянии документированные регламенты, оговаривающие порядок распределения функций и реализации процессов предприятия.

Бизнес-модель, как и любая модель, является некоторым упрощенным представлением реального объекта (предприятия), которое имеет свойство давать правильные ответы на определенный круг вопросов, признанных существенными для организации управления.

Несмотря на знание процессов составляющих бизнес – модели, комплексная бизнес – модель на предприятии описывающая ряд функциональных бюджетов, которые оценивают выходы основных процессов предприятия: бронирование, реализации услуг, расчетов а так же вклад каждого отдела фирмы в конечный финансовый результат, не существует, не все процессы взаимосвязаны, отсутствуют ключевые показатели.

2.1. Стратегическая модель предприятия

Стратегическая модель, опирающаяся на позиционирование компании во внешней среде, позволяет выявить и зафиксировать стратегию и цели управления предприятием, без наличия которых невозможно построение системы управленческого учета. Стратегическая модель отвечает на вопрос зачем.

Стратегическая карта

Стратегическая карта, существующая на предприятии, представлена на рисунке 1. Данная стратегическая карта не отвечает необходимым требованиям взаимосвязанности целей, задач и показателей. Отсутствуют ключевые показатели результативности (показатели оценивающие эффективность работы предприятия).

Имеется недостаточный уровень планирования и анализа деятельности предприятия. Отсутствует система мотивации продавцов. Отсутствуют параметры и критерии оценки рентабельности номенклатуры товаров.

Рисунок 1 – Стратегическая карта анализируемого предприятия «как есть»

Организационная структура управления

Открытое акционерное общество создано путем учреждения, в целях осуществления хозяйственной деятельности и достижения целей, определенных в Уставе общества. ОАО «является юридическим лицом, вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах.

«Совершенствование системы управления информационным обеспечением ...

... состоит в том, что вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, расчетов с гостями, агентами, туроператорами и хозяйственной деятельности становится первостепенным для российских гостиниц. Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является гостиница «РУД», представляющая собой малую форму гостиничного предприятия и расположенная в г. Краснодар. Предметом ...

Предприятие имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество в собственности, расчетный счет, а также фирменный знак, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения. ОАО имеет штампы и бланки со своим фирменным наименованием, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Вправе открывать валютные и другие счета в банках. Является собственником имущества, полученного в результате предпринимательской деятельности, переданного участниками в качестве вклада в уставный капитал и из других законных источников. ОАО осуществляет владение, пользование и распоряжение имуществом, принадлежащим ему на праве собственности, в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

ОАО несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

В своей деятельности фирма руководствуется:

· действующим законодательством РФ;

· приказами и распоряжениями, действующими на предприятии;

· общим руководством по качеству;

· правилами внутреннего трудового распорядка.

От того, насколько удачно выстроена организационная структура предприятия, напрямую зависит эффективность его функционирования. В случае несовершенной структуры у руководителя всегда есть возможность ее исправить.

Оптимальной организационной структурой является та, которая дает необходимые результаты самым экономичным путем.

В процессе управления оказанием туристических услуг на предприятии выделяются три уровня управления:

· директор туристического предприятия;

· заместитель директора предприятия;

· главный бухгалтер предприятия.

С помощью должностных инструкций была сформирована следующая организационная структура туристического предприятия (рисунок 2).

Возглавляет предприятие и руководит его деятельностью директор, являющийся администратором и распорядителем кредитов, с правом первой подписи в обслуживающем банке. У директора в подчинении заместитель директора, главный бухгалтер, менеджеры, кассир.

Рисунок 2 – Организационная структура предприятия

Потоковая процессная модель позволяет понять условия и порядок взаимодействия внутри компании, а также соподчиненность и степень влияния каждого ее из процессов на достижение общих целей. Процессная модель отвечает на вопросы: «Как – Когда – Кому», т.е. это способ описания деятельности, который ориентируется на межфункциональные связи, т.е. осуществляется непрерывное улучшение на стыке отдельных функций в рамках системы, приоритет отдается горизонтальным связям. Рассмотрим процесс принятия заказа клиента на туристические услуги в фирме.

2.2.1.1 Принятие заказа

Опишем подробнее бизнес-процесс Принятие заказа. На данном этапе проводятся следующие работы:

· ознакомление клиента с ассортиментным перечнем;

· оформление заказа;

· бронирование необходимого перечня услуг;

· принятие денежных средств от заказчика;

· выдача путевки.

Поток работ бизнес-процесса «Принятие заказа» представлен в таблице 1.

Таблица 1

Матрица потоков работ бизнес-процесса «Принятие заказа»

Придя в офис фирмы, клиента встречает менеджер, который предоставляет информацию потенциальному туристу об интересующих его маршрутах или знакомит с ассортиментным перечнем. В случае выбора клиентом маршрута менеджер оформляет заказ и договор на выбранный маршрут. После этого клиент вносит в кассу предприятия сумму, оговоренную в договоре. Получает договор, путевку, в которой указан маршрут, дата начала и окончания маршрута, а также весь перечень услуг входящих в тур.

Матрица ответственности бизнес-процесса представлена в таблице 2.

Матрица ответственности, Процесс (бизнес-процесс), Владелец бизнес-процесса

Вход – поток, преобразующийся в выход бизнес-процесса.

Выход – поток, представляющий собой результат выполнения бизнес-процесса.

Результат бизнес-процесса

Таблица 2

Матрица ответственности бизнес-процесса «Принятие заказа»

Работы	Исполнители
	Директор	Заместитель директора	Главный бухгалтер	Менеджер	Кассир
1. Ознакомление клиента с ассортиментным перечнем		О		И
2. Оформление заказа		О		И
3. Бронирование необходимого перечня услуг	О			И
4. Принятие денежных средств от покупателя			О		И
5. Выдача путевки		О			И

2.2.1.2 Осуществление заказа

Опишем подробнее бизнес-процесс «Осуществление заказа».

На данном этапе проводятся следующие работы:

· обеспечение туристов проездными документами;

· обеспечение туристов справочной и методической литературой по выбранному маршруту;

· обеспечение группы руководителем (при групповых турах);

· контроль за туром.

Поток работ бизнес-процесса «Осуществление заказа» представлен в таблице 3.

Таблица 3

Матрица потоков работ бизнес-процесса «Осуществление заказа»

Таблица 4

Матрица ответственности бизнес-процесса «Осуществление заказа»

Работы	Исполнители
	Директор	Заместитель директора	Менеджер
1. Обеспечение туристов проездными документами		О	И
2. Обеспечение туристов справочной и методической литературой по выбранному маршруту.		О	И
3. Контроль за туром	О	И

2.2.2 Финансовая модель

Для организации финансовой работы на фирме создана специальная служба, (бухгалтерия) деятельность которой подчинена главной цели – обеспечение финансовой стабильности фирмы, организации эффективного управления финансовыми ресурсами, созданию устойчивых предпосылок для экономического роста и получения прибыли. Основными составляющими финансовой работы являются:

· обеспечение хозяйственной деятельности фирмы финансовыми ресурсами;

· организация взаимодействия с финансово-кредитной системой и другими хозяйствующими субъектами;

· сохранение и рациональное использование основного и оборотного капиталов;

· обеспечение своевременности платежей по обязательствам фирмы в бюджет, банкам, контрагентам и работникам.

Сущность финансовой работы состоит в обеспечении круговорота основного и оборотного капиталов и поддержании финансовых отношений, сопутствующих коммерческой деятельности фирмы.

Важнейшим направление финансовой работы являются планирование, оперативная и финансово-аналитическая работа.

Финансовое планирование занимает важное место в организации финансовой деятельности фирмы. В ходе планирования фирма всесторонне оценивает свое финансовое состояние, определяет возможность увеличения финансовых ресурсов и выявляет направления наиболее эффективного их использования. Оно осуществляется на основе анализа информации о финансах из бухгалтерской, статистической отчетности.

В области планирования бухгалтерия выполняет следующие задачи:

· разработку проекта финансового плана;

· составление кассовых планов;

· реализацию туристической продукции в денежном выражении и участие в составлении планов;

· определение плановой суммы балансовой прибыли на год и по кварталам, а также расчет рентабельности предприятия.

В области оперативной работы бухгалтерия решает следующие задачи:

· обеспечение в установленные сроки платежей в бюджет;

· выдачи заработной платы работникам;

· оплаты счетов предприятия;

· финансирование затрат плана;

· ведение еженедельного оперативного учета реализации туристической продукции, прибыли от ее реализации;

· составление сведений о поступлении денежных средств.

Источником подавляющей части денежных средств является выручка от реализации туристической продукции. Учет выручки ведется на предприятии на счете 90.01 «Выручка» на счете ведется раздельный учет выручки в зависимости от направления маршрута. На счете 90.01.1«шоп-тур» ведется учет поступлений денежных средств за путевки, на счете 90.01.3 «санаторно-куротное лечение в РФ» отражаются поступления за путевки в санатории Приморья, Краснодарского края и др. Счет 90.01.4 «Экскурсионные туры по Российской Федерации» Счет 90.01.5 «Экскурсионные туры за границу» Счет 90.01.6 «отдых на море туры по России» Счет 90.01.6 «отдых на море зарубежные туры».

Таблица 5

Карточка счета 90 «Выручка»

Дата

Документ

Операция

Дебет

Кредит

Текущее сальдо

Счет

Сумма

Счет

Сумма

Сальдо на начало

0,00

0,00

13.01.2004

Акт об оказании производственных услуг

Выручка от реализации произв. услуг

62.01

90.01.1

34 800,00

К

К

34 800,00

Абалмасова Татьяна Павловна

Основной договор

Акт об оказании производственных услуг 00000000001 от 13.01.2004 0:00:00

Шоп-туры

18% / 118%

17.01.2004

Реализация товаров и услуг

Выручка от реализации

62.01

90.01.4

7 500,00

К

К

42 300,00

Ращупкин Сергей Васильевич

Основной договор

<…>

Экскурсионные туры по России

18%

21.01.2004

Реализация товаров и услуг

Выручка от реализации

62.01

90.01.3

6 500,00

К

К

159 000,00

Романько Анна Михайловна

Основной договор

<…>

Санаторное-куротное лечение

18%

22.01.2004

Реализация товаров и услуг

Выручка от реализации

62.01

90.01.4

16 600,00

К

К

175 600,00

Дунаевский Алексей Владимирович

Основной договор

<…>

Экскурсионные туры по России

18% / 118%

Себестоимость продаж отражается на счете 90.02 по соответствующим субсчетам. На основании отраженных в бухгалтерских документах финансово – хозяйственных операциях можно получить информацию о текущем (без детализации) финансовом положении предприятия.

2.2.3 Информационная модель , Информационная модель

В данной модели должны быть зафиксированы все формы документов, применяемых на предприятии, а также состав и структуры информационных объектов в базах данных предприятия.

2.2.4 Модель внешней среды

Внешняя среда это факторы, которые находятся вне сферы постоянного контроля руководства предприятия и которые могут повлиять на его стратегию. Основное предназначение анализа внешней среды – определить и понять возможности и угрозы, которые могут возникнуть для предприятия в настоящем и будущем, а также определить стратегические альтернативы.

Рисунок 4 – Системная карта «Организация – внешняя среда»

Внешняя среда

Анализируя макросреду, фирмы следует выделить несколько важных особенностей, которым недостаточно уделяется внимание.

· Политическая и, как следствие, экономическая обстановка (проведение различных реформ, финансовая нестабильность изменения в законодательстве и т.д.) особенно если они оказывают решающие воздействие на изменение въездного и выездного потоков туристов. Анализ законов и других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений, дает туристическому предприятию возможность определить для себя допустимые границы действий и приемлемые методы отстаивания своих интересов. При этом необходимо изучать законодательно-правовые акты, регулирующие хозяйственную деятельность в целом, и туристический бизнес в частности.

· Демографический фактор, привлечь физически активных людей среднего возраста и молодежи, которые предпочитают отдыхать по относительно дешевым путевкам в экологически чистой зоне, что может повлиять на развитее Дальневосточного региона.

· Социально-культурный фактор – увеличение значимости культурных традиций(с культурой и бытом коренных жителей, и лиц других национальностей населяющих Дальний Восток).

Оценивая макросреду фирмы можно выделить следующие составляющие :

· поставщики – авиакомпания «Аэрофлот», «КrasAir» дальневосточные железные дороги;

· контактные аудитории страховая компания «Колымская», Отделение Сберегательного банка Российской Федерации N 4205 центральное, «Русское радио Комсомольск» газеты «Экспресс курьер», «Рекламный курьер»;

· конкурентные фирмы – туристические фирмы города;

· потребители фирмы – лица с высоким и средним уровнем доходов;

· использование Internet, что дает существенные выгоды для более эффективной работы фирмы со своими партнерами, делает намного проще и удобнее работу с клиентами.

Анализируя внешнюю среду фирма отводит большое значение анализу конкурентов. Наиболее интенсивная конкуренция имеет место между конкурентами в отрасли.

В некоторых случаях продукция, предлагаемая фирмой, имеет сходные функциональные характеристики с продукцией, производимой другими организациями из этой или другой отрасли.

Планируя и составляя бюджет, финансовая служба исходит из приемлемых для предприятия условий внешней среды, выбирая тех, с кем выгодно работать и одновременно уделяет большое значение рекомендации принимающей стороны. Отметим комплекс факторов, на которые фирма уделяет внимание.

· Конкуренция со стороны потенциальных конкурентов (профилакториев города).

Часть потенциальных туристов, не выезжая из города, получает лечение в профилакториях города, в летний период туристы лечению в Приморье предпочитают лечение КНР (г. Удалянчи).

Оператором этих туров является турфирмы города Благовещенска.

· Конкуренция поставщиков. При выборе поставщика учитывается ряд факторов:

§ доля закупок у поставщика в общем объеме закупок;

§ степень специализированности закупаемых услуг;

§ наличие товаров заменителей (например, до санаториев и баз отдыха Приморья можно доехать на автомобильном, железнодорожном транспорте, личном автомобиле, катере или теплоходе).

· Конкурентная сила покупателей заключается в том, что они определяют спрос. В настоящее время туризм развивается быстрыми темпами, опережая другие отрасли экономики. Путешествовать по миру – интересное хобби, которое выбрали многие покупатели, при этом дифференциация туров позволяет удовлетворять потребителей с разным уровнем доходов.

· Экономический фактор играет большую роль на платежеспособный процесс населения, ока­зывает влияние много факторов, среди которых и уровень экономического развития самой страны, и размер заработной платы, и инфляция, и безработица. Необходимо учитывать высокую зависимость спроса на туристические услуги от уровня дохода. Недостаточно знать, сколько у фирмы потенциальных клиентов. Важно определить, сколько и какие услуги они захотят приобрести.

· Природный фактор выступает в роли движущей силы. Загрязнение окружающей среды заставляет искать места более благоприятной экологией; люди стремятся во время отпуска укрепить свое здоровье. Большим спросом пользуются базы отдыха, санатории Приморья. Туристы едут отдохнуть на курортах мира (Испания, Турция), горнолыжные курорты. Природные факторы (климат, топография, флора и фауна) − важнейший элемент побуждения клиентов к совершению путешествия и привлечения туристов в тот или иной регион или страну.

2.2.5 Описание документооборота

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот предприятия должен отражать его производственную деятельность. которая представляет собой производство продукции или оказания услуг тех или иных ресурсов в ответственных подразделениях посредством оборудования и с помощью персонала. Для туристических предприятий – материальные потоки (переезды, путешествия граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства с постоянного места жительства в познавательных, оздоровительных профессиональных и иных целях без занятия оплачиваемой деятельности в страну (место) временного проживания).

Другие базовые (основополагающие) ресурсы, которые должны учитываться в документообороте – услуги (работы), денежные средства (платежи), основные средства и оборудование, рабочее время.

Согласно организационной структуре фирмы директор является материально ответственным лицом и руководит деятельностью фирмы, поэтому любая документация должна проходить через директора (просматривается, уточняется, контролируется, подписывается и т.д.).

Директор заключает договора с поставщиками, оговаривает условия приобретения туристических услуг. При выборе поставщиков туристических услуг учитываются: репутация поставщика (опыт предыдущей совместной работы), цена на тур, предлагаемый ассортимент, спрос на предлагаемую продукцию.

Заместитель директора ведет табель учета рабочего времени, в конце месяца сдает в бухгалтерию для начисления заработной платы сотрудникам. Для директора еженедельно составляет отчет о реализованной продукции. Подписывает платежные поручения, приходные и расходные ордера во время отсутствия директора.

Бухгалтер–кассир ведет кассовую книгу, на основе приходных и расходных ордеров, составляет кассовый отчет для главного бухгалтера, регистрирует приходные и расходные ордера в книге регистрации приходных и расходных ордеров, выдает покупателям путевки после полной оплаты, составляет отчет о проданных путевках, оформляет платежные поручения и отдает на подпись главному бухгалтеру и директору.

Если необходимо приобрести товар за наличный расчет, то зам. директора или любое подотчетное лицо подает заявку на необходимый товар директору. Директор оценивает необходимость покупки и выносит решение (как при наличном так и безналичном расчете за товар).

Согласно учетной политике предприятия хозяйственные товары, канцтовары стоимостью до двух тысяч рублей разрешено приобретать за наличный расчет. Подотчетное лицо получает в кассе деньги по расходному ордеру (расходный ордер подписывается директором или зам.директора и главным бухгалтером).

В течение трех дней подотчетное лицо отчитаться за полученные денежные средства, составляет авансовый отчет. К отчету прилагается чек и мягкий чек (в котором указан перечень, количество и стоимость приобретенных материальных ценностей).

Излишки денежных средств сдает в кассу, кассир выписывает приходный ордер на сумму поступивших денег. Зам. директора получает авансовый отчет со всеми документами и передает их в бухгалтерию для отчетности по денежным средствам.

Если необходимо приобрести товара по безналичному расчету, зам. директора утверждает заявку на приобретение товара (основного средства), выписывает счет у внешней организации и отдает его на утверждение директору. После утверждения счет поступает в бухгалтерию. От главного бухгалтера счет поступает кассиру. Бухгалтер-кассир оформляет платежное поручение и отдает на подпись главному бухгалтеру и директору. Подписанное платежное поручение поступает в банк. Внешняя организация выдает счет-фактуру, расходную накладную, материальные ценности. Документация поступает в бухгалтерию.

Рассмотрим подробнее документооборот при приобретении у комитента.

По мере поступления заявки на индивидуальный приобретаемый тур менеджер отправляет комитенту заявку на требуемый комплекс услуг. Полученный от комитента счет ( счет-фактура) поступает в бухгалтерию для расчета стоимости путевки. Стоимость путевки утверждается главным бухгалтером и директором. Полученный счет (счет-фактура) после оплаты покупателем путевки поступает директору. Директор дает разрешение на оплату данного счета (счет-фактуры).

Подписанное платежное поручение поступает в банк. Банк с расчетного счета переводит деньги поставщику. Один экземпляр платежного поручения с отметкой банка вместе с выпиской возвращается на предприятие. После оказания комитентом услуг туристу предприятие получает акт выполненных работ.