Отдел продаж: создание и функционирование. Риск-менеджмент

метки: Деятельность, Продажа, Близкий, Служба, Отдел, Познакомиться, Работа, Должность

Отдел продаж: создание и функционирование, ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ

Отдел продаж (сбыта) на современном предприятии можно рассматривать как подразделение маркетинговой или внешнеэкономической служб либо их специфическую разновидность. В крупных коммерческих организациях в управление продаж (сбыта) могут входить отделы маркетинга или внешнеэкономических связей. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.02.2010 № 284 «О мерах по повышению эффективности работы внешнеэкономических и маркетинговых служб» (далее — Постановление) до 15.03.2010 необходимо было пересмотреть структуру внешнеэкономических и маркетинговых служб на предмет возможности увеличения кадровой численности. Кроме того, в соответствии с п. 1.1 Постановления руководитель организации должен обеспечить безусловное соответствие вновь принимаемых руководителей и специалистов во внешнеэкономические и маркетинговые службы утвержденным квалификационным требованиям, в том числе по наличию обязательного высшего профильного образования (по специальностям внешнеэкономической, маркетинговой, логистической деятельности, международному праву и международным отношениям) и подтверждению обучения иностранным языкам.

Ранее полагалось, что в зависимости от объема работы по коммерческой деятельности руководитель организации вправе:

• создать отдел продаж (сбыта) как структурное подразделение, возглавляемое начальником;
• ввести в штат должности агента коммерческого, агента по приему заказов, агента по сбыту, агента торгового, дилера, директора (заведующего) предприятия торговли (оптовой, розничной), директора (главы) представительства, коммивояжера, логистика, менеджера по внешнеэкономическим связям, организатора розничной продажи, представителя торгового, экономиста по сбыту и (или) других менеджеров и специалистов;
• передать на основании договора ведение сбытовой и (или) внешнеэкономической деятельности организациям или индивидуальным предпринимателям, оказывающим соответствующие услуги;
• осуществлять управление сбытовой и (или) внешнеэкономической деятельностью лично или поручить это своему заместителю по коммерческим вопросам при малых размерах предприятия.

Однако теперь организациям, подчиненным (входящим в состав) Министерству архитектуры и строительства, Министерству промышленности, Министерству связи и информатизации, Министерству сельского хозяйства и продовольствия, Министерству транспорта и коммуникаций, Министерству энергетики, концернам «Белбиофарм», «Белгоспищепром», «Беллегпром», «Беллесбумпром», «Белнефтехим», облисполкомам и Минскому горисполкому следует иметь в своей структуре соответствующие подразделения и (или) соответствующих сотрудников, включая менеджеров по маркетингу, менеджеров по рекламе, маркетолога, специалиста по внешнеэкономическим связям и др.

Особенности деятельности менеджеров турфирме

... работа является особым видом творческой деятельности, причем по мере роста сложности объекта управления и уровня занимаемой должности требования к творчеству увеличиваются. Менеджеру, особенно в крупной организации, ... тому, что руководители работают по 10 - 12 часов в день. Таким образом, в настоящее время особо актуальным становится вопрос о деятельности менеджера, профессиональных и личностных его ...

При необходимости создания в организации сбытового и (или) внешнеэкономического подразделений наниматель должен предусмотреть их в организационной структуре в виде управлений (отделов, бюро, групп, служб).

Руководители данных структурных подразделений (начальники отделов, бюро, групп, служб) подчиняются непосредственно руководителю организации или его заместителю по коммерческим вопросам.

Конкретное наименование структурных подразделений устанавливается руководителем организации с учетом норм управляемости, предусмотренных Инструкцией о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.04.2010 № 60 (далее — Инструкция).

По решению нанимателя в зависимости от численности маркетинговой и внешнеэкономической служб могут вводиться должности заместителей начальников этих подразделений.

При необходимости (в частности, при отсутствии логистических и рекламных служб как структурных подразделений) в состав маркетинговой или внешнеэкономической служб, кроме работников, в функции которых входит осуществление маркетинговой и внешнеэкономической деятельности (маркетолог, менеджер по маркетингу, менеджер по внешнеэкономическим связям), могут входить специалисты, выполняющие работу по осуществлению логистической, рекламной и других смежных видов деятельности организации (логистик, менеджер по рекламе, агент рекламный, дилер, инженер-эргономист, коммивояжер, организатор розничной продажи, представитель торговый, статистик, художник по рекламе и оформлению витрин, художник-проектировщик рекламы и др.), а также работники, обеспечивающие техническое функционирование данного структурного подразделения (оператор ПЭВМ, курьер и др.).

В зависимости от объемов выполняемых работ, а также направлений деятельности маркетинговая и внешнеэкономическая службы могут иметь многоступенчатую структуру по схеме «управление — отдел — сектор — бюро — группа».

В приложении к статье приводится Типовое положение для предприятия по производству и реализации товаров и услуг, в котором данное подразделение именуется отделом продаж и имеет в своей структуре секторы и бюро (предполагается, что в структуре организации есть также отдел маркетинга).

ВАРИАНТЫ СТРУКТУРНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Различают 4 основные схемы организации отдела продаж и (или) внешнеэкономических связей на предприятии: по выполняемым функциям; по товарам и товарным группам; по рынкам и покупателям; по регионам.

Из перечисленных схем организации отдела продаж 3 последних способствуют повышению ответственности сотрудников за конечные результаты сбыта.

Достоинства и недостатки 4 основных схем организации отдела продаж представлены в табл. 1.

Достоинства и недостатки отдела продаж в зависимости от его организации

Отдел продаж, организованный по:	Достоинства	Недостатки
функциям	Простота системы; возможность ясно очертить круг обязанностей	Порождает местничество (каждая функциональная группа стремится выполнять только свои функции), низкая ответственность за общий результат сбыта
товарам и товарным группам	Создается в крупных децентрализованных компаниях	Координация требует больших затрат времени со стороны руководства компании
рынкам и покупателям	Филиал специализируется на выпуске определенного товара на основе своих рынков или постоянных покупателей	Дублирование работ
регионам	Крупные децентрализованные компании с обширными рынками. Особенно пригоден для международных фирм	Дублирование работ; проблемы связи и координации

Следует подчеркнуть, что на практике находят применение комбинированные схемы организации отдела продаж, которые позволяют компенсировать недостатки одной из схем преимуществами другой. Например, организация подразделения сбыта по товарно-рыночному принципу и т.д. Кроме того, подразделения маркетинговой службы (секторы, бюро, группы) могут иметь собственные структуры.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СПЕЦИАЛИСТАМ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

В соответствии с Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Общие положения ЕКСД), во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (далее — ОКПД) (например, дилер, коммивояжер, экономист и т.д.), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости — полное наименование.

При установлении наименований должностей работников отдела продаж возможно применять полное наименование должности, которое может конкретизировать, например, круг обязанностей работника (агент по приему заказов, специалист по внешнеэкономическим связям, экономист по сбыту и т.п.), а в случае наличия в составе отдела продаж нескольких структурных подразделений — принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (менеджер сектора оптовой торговли, менеджер группы фирменного обслуживания, организатор розничной продажи, специалист бюро внешнеторговых операций и т.п.).

В исключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, заместитель начальника управления маркетинга — начальник отдела сбыта).

Указанные должности имеют код должности (код категории) по первому их наименованию.

Кроме того, для некоторых должностей работников отдела маркетинга в соответствии с Общими положениями ЕКСД применяется производное наименование «ведущий»: например, ведущий специалист по внешнеэкономическим связям, ведущий статистик, ведущий экономист по сбыту. Наименование производной должности «ведущий» может применяться для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Для должностей работников отдела продаж может применяться также наименование производной должности «старший». В соответствии с Общими положениями ЕКСД указанное наименование должности применяется для должностей, по которым не установлено квалификационное категорирование, например, «старший агент по сбыту», «старший коммивояжер», при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность старшего может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

В соответствии со ст. 61 Трудового кодекса Республики Беларусь отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке.

Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников маркетинговой службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить в соответствии с квалификационными характеристиками по соответствующим должностям.

Квалификационные характеристики должностей работников, выполняющих маркетинговые функции, различных наименований и категорий, а также должностей других служащих, выполняющих смежные функции (дилер, коммивояжер, эргономист) содержатся в:

• выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с последующими изменениями и дополнениями) (особое внимание стоит уделить изменению № 5, введенному в действие постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.06.2004 № 71, и изменению № 6, введенному в действие постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 06.02.2006 № 16, которые существенно расширили перечень наименований «маркетинговых» должностей, но, к сожалению, исключили должность «специалист по маркетингу»);
• Квалификационном справочнике «Должности служащих, занятых в торговле и общественном питании», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.07.1999 № 97 (с последующими изменениями и дополнениями);

— Квалификационном справочнике «Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.03.2002 № 50 (с последующими изменениями и дополнениями).

В разделе «Квалификационные требования» квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Общими положениями ЕКСД установлено, что к категории специалистов относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, получившие специальность по высшему (специалисты высшего уровня квалификации) или среднему специальному (специалисты среднего уровня квалификации) образованию, подтвержденному установленными законодательством видами документов.

С учетом этого наниматель самостоятельно, на основании локального нормативного правового акта, осуществляет отнесение выполняемых специалистом работ к должностям специалистов высшего или среднего уровня квалификации и производит соответствующую тарификацию на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее — ЕТС).

Кроме того, п. 16 Общих положений ЕКСД нанимателю предоставлено право в порядке исключения работников, имеющих среднее специальное образование, назначать на должности специалистов высшего уровня квалификации с соответствующей тарификацией.

Таким образом, специалиста, имеющего среднее специальное образование, назначенного в порядке исключения на должность специалиста высшего уровня квалификации, которому поручаются должностные обязанности, предусмотренные должностью специалиста высшего уровня квалификации, следует относить к специалистам высшего уровня квалификации.

Необходимо обратить внимание на то, что должность «мерчандайзер» в ОКПД отсутствует, но ее заменителями могут служить «организатор розничной продажи»*, эргономист, художник-конструктор (дизайнер) и др. В то же время в ОКПД предусмотрено наименование должности «шипчандлер» (специалист по продажам, обеспечивающий поставки продуктов питания и товаров повседневного спроса личному составу судов морского и речного флота), и в ЕКСД размещены квалификационные характеристики шипчандлера (такое внимание к этому специалисту связано, очевидно, с перспективами отечественного флота).

Квалификационные требования для руководителей и работников подразделений сбыта (продаж)

Наименование должности	Квалификационные требования		Данные для тарификации
	уровень образования	стаж	разряд	тарифный коэффициент
1	2	3	4	5
Начальник управления сбыта	Высшее профессиональное (экономическое по специальностям «Коммерческая деятельность», «Маркетинг», «Экономика и управление на предприятии»)	Стаж коммерческой деятельности, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет	17	3,98
			18	4,26
			19	4,56
			20	4,88
Начальник отдела сбыта, начальник коммерческого отдела	Высшее профессиональное (экономическое по специальности «Маркетинг»)	Стаж коммерческой деятельности, в том числе на руководящих должностях, не менее 3 лет	16	3,72
			17	3,98
			18	4,26
			19	4,56
Начальник сектора (бюро) оптовой торговли, (розничных продаж, внешнеторговых операций и т.д.)	Высшее профессиональное (экономическое по соответствующей специальности)	Стаж коммерческой деятельности, в том числе на руководящих должностях, не менее 3 лет	15	3,48
			16	3,72
			17	3,98
			18	4,26
Главный специалист, менеджер по внешнеэкономическим связям	Высшее профессиональное (экономическое (инженерно-экономическое) по специальности «Менеджмент»)	Стаж экономической работы в области внешнеэкономической деятельности не менее 3 лет	15	3,48
			16	3,72
			17	3,98
			18	4,26
			19	4,56
			20	4,88
Главный специалист, администратор торгового зала	Высшее профессиональное (экономическое по соответствующей специальности)	Стаж коммерческой деятельности не менее 3 лет	15	3,48
			16	3,72
			17	3,98
			18	4,26
Ведущий специалист по внешнеэкономическим связям	Высшее профессиональное (экономическое по специальностям внешнеэкономической, маркетинговой, логистической деятельности, международному праву и международным отношениям)	Стаж коммерческой деятельности не менее 3 лет	13	3,04
			14	3,25
			15	3,48
			16	3,72
Специалист высшего уровня квалификации (дилер, логистик, организатор розничной продажи, представитель торговый, экономист по сбыту и др.)	Высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое по специальности «Маркетинг», «Логистика», «Экономика и управление на предприятии»)	Без предъявления требований к стажу работы	10	2,48
			11	2,65
			12	2,84
			13	3,04
Специалист среднего уровня квалификации (агент коммерческий, агент по приему заказов, агент по снабжению (сбыту), агент торговый, статистик и др.)	Среднее специальное (экономическое по специальности «Маркетинг»)	Без предъявления требований к стажу работы	7	2,03
			8	2,17
			9	2,32
			10	2,48

В соответствии с Общими положениями ЕКСД в ЕКСД не включены квалификационные характеристики производных должностей служащих, поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей. В этой связи ЕКСД не содержат квалификационной характеристики должности заместителя начальника отдела маркетинга, ведущего маркетолога, старшего коммивояжера и др.

ТАРИФИКАЦИЯ ДОЛЖНОСТЕЙ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛОВ ПРОДАЖ

В соответствии с требованиями Декрета Президента Республики Беларусь от 18.07.2002 № 17 «О некоторых вопросах регулирования оплаты труда работников» (с последующими изменениями и дополнениями) оплата труда работников, нанимателями которых являются коммерческие организации и индивидуальные предприниматели, производится на основе ЕТС.

Инструкция устанавливает механизм их дифференциации и регулирования на основе ЕТС. В соответствии с ней установление руководителю подразделения продаж конкретного тарифного разряда производится нанимателем самостоятельно с целью дифференциации тарифных окладов работников в зависимости от уровня управления, степени ответственности, опытности и других факторов.

Тарификация руководителей структурных подразделений, входящих в подразделение продаж, устанавливается в соответствии с приложением 1 к Инструкции, которым предусмотрена тарификация по уровням управления 1.6, 2.7, 3.8, 4.9 в следующем порядке (см. табл. 3):

Таблица 3

Наименование должности	Уровень управления	Тарифный разряд
Начальник сектора (бюро, группы)	1.6	15, 16, 17 или 18
Начальник отдела	2.7	16, 17, 18 или 19
Начальник управления	3.8	17, 18, 19 или 20
Главные специалисты (руководители структурных подразделений)	4.9	15, 16, 17, 18, 19 или 20

Установление руководителю структурного подразделения продаж конкретного тарифного разряда производится нанимателем самостоятельно с целью дифференциации тарифных окладов в зависимости от уровня управления, степени ответственности и других факторов.

Тарификация должностей специалистов и других служащих маркетинговой службы производится в соответствии с приложением 1 к Инструкции.

Установление для них конкретных тарифных разрядов и соответствующих им тарифных коэффициентов производится нанимателем самостоятельно в пределах диапазонов по строкам 2, 4, 5 приложения 1 к Инструкции. Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (профессиям, должностям), кратным размерам тарифной ставки первого разряда, и присвоение работникам соответствующей квалификации (далее — тарификация) осуществляются в соответствии с ЕКСД и иными квалификационными справочниками, утверждаемыми в установленном порядке.

Тарифный разряд, кратный размер тарифной ставки первого разряда зависят от степени сложности выполняемых работ (обязанностей), ответственности, уровня квалификации, теоретических знаний и практических навыков работника.

Конкретный порядок тарификации определяется коллективным договором, соглашением или нанимателем.

Тарифные разряды специалистов и других служащих устанавливаются в следующем порядке (см. табл. 4):

Таблица 4

Наименование категории специалиста	Строка в приложении 1 к Инструкции	Тарифный разряд
Специалисты среднего уровня квалификации	4	7, 8, 9 или 10
Специалисты высшего уровня квалификации, в том числе имеющие квалификационные категории, присвоенные в установленном порядке	5	10, 11, 12 или 13
Ведущие специалисты	5.1	13, 14, 15 или 16
Главные специалисты (в структурном подразделении)	5.2	15, 16, 17 или 18
Другие служащие	2	5, 6 или 7

Расчет тарифной части заработной платы работников отдела продаж производится следующим образом.

В соответствии с Инструкцией тарифный оклад работника, рассчитанный по ЕТС (далее — тарифный оклад), определяется путем последовательного умножения тарифной ставки первого разряда, действующей у нанимателя, на тарифный коэффициент соответствующего тарифного разряда или кратный размер тарифной ставки первого разряда, установленный работнику по его профессии (должности), и на коэффициент повышения по технологическим видам работ, производствам, видам экономической деятельности и отраслям согласно приложению 4 к Инструкции.

В соответствии с локальным нормативным правовым актом, трудовым договором или контрактом наниматель с учетом финансового состояния организации может устанавливать работникам повышения их тарифных ставок (окладов), а также сдельных расценок до 300% включительно, если больший размер не установлен законодательством (п. 5 Инструкции), а также повышения, предусмотренные иными нормативными правовыми актами (в соответствии с нормами Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Декрет № 29), нормами постановления Совета Министров Республики Беларусь от 09.11.1999 № 1748 «О дополнительных мерах материального стимулирования высокопроизводительного и качественного труда» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Постановление № 1748).

Повышения, предусмотренные локальным нормативным правовым актом, трудовым договором или контрактом в соответствии с п. 5 Инструкции, иными нормативными правовыми актами, исчисляются от тарифного оклада, рассчитанного по ЕТС, по каждому основанию отдельно и суммируются с ним, образуя должностной оклад служащего.

Пример

Специалист отдела продаж (специалист высшего уровня квалификации) — 13 тарифный разряд (тарифный коэффициент — 3,04).

Исходные данные:

Тарифная ставка первого разряда в организации — 240 000 руб.

В соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации, применяются следующие повышения тарифного оклада, рассчитанного по ЕТС:

• за наличие в структуре организации филиалов в размере 30%.
• дополнительная мера стимулирования труда, предусмотренная Декретом № 29, в виде повышения тарифного оклада в размере 50%.
• на основании норм Постановления № 1748 в размере 7%.

Порядок расчета должностного оклада:

Тарифный оклад, рассчитанный по ЕТС:

• 240 000 руб. х 3,04 = 729 600 руб.

Повышения тарифного оклада, рассчитанного по ЕТС:

• за наличие в структуре организации филиалов (представительств):

729 600 руб. х 0,3 = 218 880 руб.;

• дополнительная мера стимулирования труда, предусмотренная Декретом № 29:

729 600 руб. х 0,5 = 364 800 руб.;

• за высокопроизводительный и качественный труд в соответствии с Постановлением № 1748:
• 729 600 руб. х 0,07 = 51 072 руб.

Должностной оклад специалиста отдела продаж определяется путем суммирования тарифного оклада, рассчитанного по ЕТС, и всех повышений (предусмотренных Положением об оплате труда и иными нормативными правовыми актами) и составит: 1 364 352 руб. (729 600 + 218 880 + 364 800 + 51 072).

Приложение

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ, Общие положения

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением организации.

Отдел продаж создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Реорганизация и ликвидация отдела продаж осуществляется с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и с уведомлением профсоюзного комитета.

Отдел продаж подчиняется непосредственно руководителю организации согласно утвержденной структурной схеме управления организацией.

Отдел продаж возглавляется начальником отдела продаж, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации.

Начальник отдела продаж осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела продаж и контролирует работу всех сотрудников отдела и подчиненных структурных подразделений отдела.

На должность начальника отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование по специальностям «Коммерческая деятельность», «Маркетинг», «Логистика» или «Экономика и управление на предприятии» и стаж работы в области маркетинга, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

Начальник отдела продаж имеет в подчинении заместителя.

Обязанности заместителя определяются начальником отдела продаж согласно должностной инструкции и настоящему Положению.

Заместитель начальника отдела продаж и руководители структурных подразделений (секторов, бюро) в составе отдела продаж назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела продаж.

Отдел продаж в своей деятельности руководствуется:

• нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими соответствующую сферу деятельности;
• указами и декретами Президента Республики Беларусь;
• нормативно-методическими документами, другими материалами, касающимися коммерческой деятельности, оптовой и розничной торговли;
• уставом организации;
• приказами и распоряжениями вышестоящей организации;
• приказами и распоряжениями руководителя организации;
• коллективным договором;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• политикой организации в области качества и нормативной документацией системы качества;
• настоящим Положением.

Основными показателями оценки деятельности отдела продаж являются:

• размеры годовой, квартальной и месячной выручки;
• рентабельность продаж и товарной продукции;
• экономическая эффективность коммерческой деятельности организации.

Основные задачи

Основными задачами отдела продаж являются:

• разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии продаж;
• ориентация закупок, производства и продаж на выполнение настоящих и будущих запросов потребителей, их требований к предоставляемым предприятием товарам и услугам;
• организация и менеджмент товаропроводящей и товаросопровождающей сетей, обеспечение управления взаимодействием с потребителями товаров и услуг;
• своевременная подготовка и заключение договоров на оптовую поставку готовой продукции, розничную продажу товаров и оказание услуг;
• обеспечение выполнения планов поставки продукции, продажи товаров, оказания услуг в сроки по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, контроль за соблюдением режима поставки;
• содействие обеспечению стимулирования покупок (на уровне конечных потребителей) и продаж (на уровне сбытового и торгового персонала);
• содействие реализации рекламно-информационной стратегии предприятия, проведение мероприятий в местах продаж по позиционированию товаров и услуг на рынке и дифференциации их от конкурентных аналогов;
• содействие реализации ценовой политики предприятия;
• обеспечение учета приемки и отчетности по отгрузке продукции, контроль за поставкой продукции структурным единицам и соблюдением нормативов остатка готовой продукции;
• составление оперативной и статистической отчетности о выполнении планов по заказам, договорных обязательств и своевременное представление ее руководству предприятия.

Организационная структура

Структура и штат отдела продаж разрабатываются начальником отдела продаж, изменяются и утверждаются приказом руководителя организации по представлению начальника отдела продаж и по согласованию с отделом кадров, отделом бухгалтерского учета, отделом труда и заработной платы по направлениям деятельности указанных структурных подразделений исходя из условий и особенностей закупок, производства, сбыта и других работ, возложенных на отдел.

В состав отдела продаж входят следующие структурные подразделения, осуществляющие работу по основным направлениям деятельности отдела продаж:

• сектор оптовой торговли;
• сектор розничных продаж;
• бюро работы с корпоративными клиентами.

Функции

В соответствии с основными задачами на отдел продаж возлагаются следующие функции:

• обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по продажам продукции и оказанию услуг;
• участие в маркетинговых исследованиях предприятия, привлечение сбытовиков и торгового персонала к изучению платежеспособного спроса на рынке, мониторинг и диагностика потенциальных рынков сбыта товаров и услуг, включая финансовое состояние и платежеспособность потенциальных покупателей, емкость, абсолютный и текущий потенциалы, соотношение спроса и предложения на конкретные виды товаров и услуг;
• подготовка и заключение договоров с покупателями на оптовую поставку выпускаемой продукции, розничные продажи товаров, оказание услуг; подготовка предложений и рекомендаций по плану производства продукции по объемам и номенклатуре или по ассортименту товаров и услуг исходя из результатов маркетинговых исследований;
• участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных планов производства (закупок) и суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для соблюдения режима поставок, продаж, выполнения работ;
• увязка планов запуска в производство и поставки продукции, закупок товаров, оказания услуг с другими подразделениями предприятия;
• предъявление претензий другим подразделениям предприятия за невыполнение внутрифирменных обязательств по изготовлению и сдаче продукции;
• составление заявок на необходимые материалы для осуществления функций продаж;
• подготовка оперативных заявок на ускорение изготовления отдельных видов продукции и закупок отдельных видов товаров;
• обеспечение своевременного получения нарядов-заказов, спецификаций на поставку продукции;
• обеспечение соблюдения нормативов остатков готовой продукции, организации правильного хранения, рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправки товаров потребителям;
• планирование и организация отгрузки готовой продукции, подготовка поквартальных данных об общем количестве поставленной продукции, товаров, услуг в соответствии с режимом оптовых поставок и розничных продаж;
• осуществление учета и контроля за выполнением планов оптовых поставок и розничных продаж по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, подготовка суточных данных об отгрузке продукции;
• составление перечня товаров и услуг, по которым имеются отклонения от установленного графика, и доведение его до руководства предприятия; выявление товаров и услуг, не имеющих достаточного сбыта, и установление причин отторжения их потребителями;
• ежемесячный, ежеквартальный анализ выполнения плана оптовых поставок и розничных продаж, принятие мер по восполнению подразделениями предприятия задолженности по продукции и услугам;
• регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием представителей по вопросам поставки товаров и оказанию услуг, расчетов с ними, подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям, физическим лицам по вопросам продаж;
• сбор первичных сведений об отказах, неисправностях и недостатках в эксплуатации товаров, участие в рассмотрении и удовлетворении обоснованных рекламаций и претензий по поводу качества выпускаемой продукции, поставки товаров, оказания услуг;
• оценка структуры, длины и ширины товаропроводящей сети предприятия;
• оценка состава и организации работ в товаросопровождающей сети, обслуживающей рынок товаров;
• организация оптовой торговли выпускаемой предприятием продукции, выбор и контроль посреднических структур, распространяющих товары и услуги;
• формирование наиболее оптимальных по длине, ширине, длительности, стоимости и технической оснащенности каналов сбыта товаров и услуг;
• определение географического (регионального) размещения потенциальных потребителей и оценка целесообразности поставок через собственную товаропроводящую сеть;
• участие в совершенствовании форм доставки продукции потребителям, проведение логистического анализа транспортной системы предприятия, надзор за условиями транспортировки, складирования и хранения товаров;
• составление заявок на подачу железнодорожного состава, контейнеров, автотранспорта, других средств, обеспечивающих доставку продукции потребителям (в места продаж) за месяц, квартал, год;
• оценка возможности и организация использования существующих дистрибьюторских сетей, обслуживающих конкурирующие и неконкурирующие марки;
• оценка целесообразности и организация работы с оптово-розничной торговлей на условиях комиссии;
• создание собственной сети фирменных магазинов, представительств или эксклюзивных посредников (дилеров, агентов, поверенных); организация выставок и витринных экспозиций в торговых точках;
• методическое руководство дилерской (агентской) сетью, обучение дилеров и обеспечение их необходимой технической документацией, нормативными и рекламно-информационными материалами; контроль за соблюдением фирменного стиля в торговых точках, в дилерских центрах, на сувенирной продукции и фирменным оформлением рекламных материалов, контроль за соблюдением инструкций по эксплуатации и ремонту, гарантийных обязательств, простых и двойных складских свидетельств, инструментов изучения спроса;
• оценка уровня организации ремонта и технического обслуживания в товаросопровождающей сети и его влияния на сбыт продукции; организация учета потока обратной связи с потребителями, включая изучение мнения потребителей и их предложений по улучшению товаров, анализ рекламаций и их влияния на имидж товарного знака и знака обслуживания, разработку предложений по повышению технического уровня и качества продукции;
• анализ и совершенствование форм доставки потребителям дополняющих товаров, обязательных принадлежностей, запасных частей к товарам, предоставления сопутствующих услуг;
• разработка предложений по технически и экономически обоснованному выпуску запасных частей, участие в разработке и согласовании номенклатуры запасных частей, изготавливаемых предприятием;
• подготовка еженедельных рапортов об отгрузке продукции и запасных частей на экспорт;
• разработка предложений по совершенствованию гарантийного обслуживания и гарантийного ремонта совместно с другими подразделениями, а также мероприятий по повышению качества и надежности предлагаемых товаров;
• подготовка и заключение договоров с покупателями с учетом нормативных правовых актов на поставку отраслевой продукции;
• сравнительный анализ издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов, проведение мероприятий по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции;
• оценка возможностей внедрения в сети индивидуальных предпринимателей-ремесленников, посредников с доработкой-переработкой, посредников с добавленной стоимостью;
• оценка согласованности сбытовых и рекламно-информационных стратегий предприятия; оценка коммуникационной и экономической эффективности рекламы, ее влияния на информированность потребителей и показатели продаж;
• участие в организации региональных, национальных и международных выставок, ярмарок, гипермаркетов; организация показа товаров в действии, демонстрация диапазона возможностей и преимуществ использования продукции в работе в ходе проведения выставок-ярмарок, в местах продаж, на деловых встречах и курсах подготовки торгового персонала;
• оценка экономической эффективности функционирования товаропроводящей и товаросопровождающей сетей;
• реализация программы скидок (дисконтных, функциональных, несезонных), оценка краткосрочных финансовых потерь и перспективных финансовых или маркетинговых выгод от ее реализации;
• реализация различных вариантов условий и форм оплаты товаров и услуг, систем отсрочки и рассрочки платежей, коммерческих и потребительских кредитов;
• оценка возможностей ценовой дискриминации (дифференциации) потенциальных покупателей товаров и заказчиков услуг или различных модификаций товаров и услуг и компенсаций снижения цены по основному товару повышением цен на дополняющие товары, обязательные принадлежности, запасные части, побочные продукты производства, сопутствующие услуги;
• планирование надбавок за предоставление покупателям товаров и заказчикам услуг пространственных, временных, до- и послеподажных удобств;
• реализация программ привязки снижения (повышения) цен к особым датам, праздникам, торжествам;
• оценка воздействия психологических (неокругленных) цен;
• обеспечение ценового позиционирования товаров и услуг в фирменном магазине или дилерском центре;
• подготовка для дилерских (агентских) сетей программ спонтанных скидок (непосредственно в момент торгов);
• оценка возможности предоставления скидок на величину остаточной стоимости бывшего в употреблении товара, возвращаемого покупателем;
• оценка возможности принятия на себя и усреднения между покупателями расходов на доставку продукции;
• оценка целесообразности зонирования цен или привязки цен к базисным пунктам с учетом географического (регионального) размещения потенциальных потребителей;
• разработка рекомендаций по корректировке цен товаров и услуг, предоставляемых предприятием, с учетом изменения цен на товары-заменители;
• оценка целесообразности снижения цены до уровня себестоимости для максимального охвата рынка и вытеснения с него конкурентов;
• оценка возможности завышения цены на инновационную модификацию товара или услуги с целью компенсации финансовых потерь от товаров и услуг, находящихся на стадии затухания спроса;
• организация и руководство работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию продукции;

— организация в сервисных центрах гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта продукции, оснащение их необходимыми материалами, запасными частями и оборудованием.

Взаимодействие с другими структурными подразделениями организации

Отдел продаж взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

Отделом маркетинга

Отдел продаж получает:

• сведения о состоянии и прогнозы развития спроса на продукцию на внутреннем и внешнем рынках;
• рекомендации по созданию собственной дилерской или агентской сети;
• рекомендации по внедрению в существующие дистрибьюторские сети;
• предложения по привлечению для распространения товаров и услуг комиссионеров и индивидуальных предпринимателей;
• предложения по организации франчайзинга товаров и услуг по комплексным предпринимательским лицензиям в регионах;
• предложения по мерчендайзингу (дизайну и оформлению фирменных магазинов, торговых точек и сервисных центров, расположению товаров в торговом пространстве);
• предложения по организации мобильной торговли и приближению товаров и услуг к покупателю;
• инструкции по ведению переговоров для торгового персонала, менеджеров по телефонным и персональным продажам;
• копии графиков рекламных компаний и прямых почтовых рассылок рекламной продукции;
• рекламные материалы по товарам и услугам, поставляемым предприятием;
• объекты стендовой рекламы для распространения в товаропроводящей и товаросопровождающей сетях;
• сведения о проведении выставок, ярмарок, салонов, аукционов, конкурсов, соревнований, тендеров, показательных испытаний;
• разрешения на корректировку цены и изменения форм оплаты товаров и услуг, согласованные с экономическими подразделениями предприятия.

Отдел продаж предоставляет:

• предложения по совершенствованию товаров и услуг, выявленные в ходе опросов, проводимых в товаропроводящей и товаросопровождающей сетях;
• предложения по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции;
• перечни удобств для потребителей, созданных в товаросопровождающей сети на внешнем и внутреннем рынках;
• схемы товаропроводящей сети и предложения по ее совершенствованию;
• сведения о заключенных договорах на поставку продукции;
• информацию об отказах от продукции;
• поквартальные данные о количестве поставляемой продукции по номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;
• рекомендации по содержанию рекламных сообщений;
• запросы о корректировке цен и предложения по изменению форм оплаты товаров и услуг.

Отделом главного конструктора (главного инженера)

Отдел продаж получает:

• технические условия на продукцию, подлежащую поставке;
• деталировки для оценки соблюдения принципа модульности конструкции изделия;
• инструкции по эксплуатации, обслуживанию и агрегатированию производимой техники;
• карты испытаний;
• отчеты по надежности техники и нормальной эксплуатации;
• руководящий материал по сбору и переработке информации о надежности и долговечности техники;
• сведения о снятии с производства изделий устаревшей конструкции;
• сведения о разработке новой продукции (закупках новой техники, расширении ассортимента услуг);
• технические характеристики, описания преимуществ, результаты испытаний и другие данные по вновь разрабатываемым изделиям, необходимые для их рекламно-информационного продвижения на рынок;
• чертежи (эскизы) тары или упаковки на отгрузку готовой продукции;
• комплект нормативно-технической документации, необходимой для предпродажного, гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Отдел продаж предоставляет:

• информацию и отчеты по уровню надежности изделий о выявленных дефектах и отказах;
• анализ и предложения по рекламациям и отказам техники в условиях нормальной эксплуатации;
• технические предложения по совершенствованию или изменению конструкции выпускаемой техники, использованию новых и улучшенных материалов;
• предложения и рекомендации по созданию и производству новых образцов техники;
• предложения по расширению возможного диапазона применения товаров и услуг на основе анализа требований и пожеланий покупателей (заказчиков);
• предложения по созданию модификаций продукции применительно к определенным сегментам рынка;
• рекомендации по совершенствованию отделки, окраски, по изменению стиля, дизайна, обеспечивающих улучшение эстетического вида товаров;
• рекомендации по совершенствованию упаковки и консервации, обеспечивающих улучшение сохранности товаров в процессе транспортировки и хранения;
• предложения по улучшению ремонтопригодности выпускаемой техники, обеспечению адекватного уровня унификации и нормализации конструкции, повышению надежности отдельных агрегатов, узлов и деталей;
• статистику расхода запчастей на гарантийное обслуживание;
• информацию о качестве продукции;
• предложения по разработке и корректировке эксплуатационной и ремонтной документации;
• согласованные технические задания на вновь разрабатываемые изделия;
• предложения по совершенствованию технических условий на новую продукцию;
• рекомендации по снятию с производства устаревших или не имеющих сбыта изделий.

Отделом главного технолога (технического директора)

Отдел продаж получает:

• комплекты технологической документации на консервацию, упаковку, погрузочно-разгрузочные и транспортно-складские работы (операционные, маршрутные и инструкционно-технологические карты);
• инструкции по сборке, монтажу, настройке продукции в местах эксплуатации потребителем;
• инструкции по технике безопасности погрузки и разгрузки;
• инструкции и описания технологии восстановления отдельных деталей и узлов.

Отдел продаж предоставляет:

• предложения по улучшению процессов окраски, отделки, консервации, упаковки, складирования и хранения;
• информацию о рекламациях и дефектах выпускаемой техники в условиях нормальной эксплуатации;
• задания по разработке технологии восстановления отдельных узлов и деталей;
• предложения по улучшению качества изготовления, сборки и обкатки техники.

Отделом (бюро) технической подготовки производства

Отдел продаж получает:

• план подготовки производства новых изделий;
• перечень критериев приемки продукции.

Отдел продаж предоставляет:

• предложения по совершенствованию подготовки производства новых изделий с целью повышения удовлетворенности потребителей;
• информацию по обеспечению соответствия конструкции изделия стандартам качества, законодательным и обязательным требованиям, относящимся к продукции.

Научно-исследовательским отделом (бюро)

Отдел продаж получает:

• информацию о результатах мониторинга, контроля и испытаний по конкретным изделиям и их конкурентным аналогам;
• заключения о результатах исследования рекламационных узлов и деталей.

Отдел продаж предоставляет:

• результаты анкетирования и опросов, проводившихся торговым персоналом;
• рекламационные узлы и детали на исследования предложений по отработке применения новых материалов и методов обработки, покрытия поверхности, окраски, консервации, изготовления и термообработки деталей, сборки узлов и изделий.

Отделом (бюро) технической информации

Отдел продаж получает:

• фактографическую информацию (фотографии, диаграммы, расчеты) для технических отчетов и рекламных мероприятий;
• переводы научно-технических публикаций по профилю коммерческой деятельности предприятия для торгового персонала.

Отдел продаж предоставляет:

• заказы на изготовление фактографической информации для технических отчетов и рекламных мероприятий;
• заявки на поиск технической информации;
• результаты сравнительного анализа данных по конструкции изделия, технологии его производства, технико-экономических показателей предприятия и его конкурентов;
• печатную рекламную продукцию, рекламные аудио- и видеоролики на техническую экспертизу.

Отделом (бюро) стандартизации и нормализации

Отдел продаж получает:

• план работы по стандартизации, сертификации и унификации;
• нормативно-техническую документацию по стандартизации и сертификации, в том числе на тару, упаковку и покрытие поверхности корпусных деталей;
• проекты приказов и распоряжений по внедрению стандартов;
• информацию о введении новых и изменении действующих стандартов;