Документооборот в туристических организациях

метки: Документооборот, Правовой, Бизнес, Регулировнаие, Документ, Организация, Статья, Данна

Основные принципы документооборота. Юридическая и методическая основа организации документооборота. Анализ структуры турпродукта услуг. Основные принципы документарной организации туристических предприятий. Структура взаимодействия между туроператорами.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Целью данной работы является изучение основных стандартов и требований к документообороту туристических организаций

Документарное обеспечение организации подобно скелету в организме, является прочным каркасом, который позволяет предоставлять качественные услуги, соответствовать закону и вести дела с максимальной эффективностью. Все аспекты документооборота должны быть закреплены либо в уставе предприятия, либо законодательно. Этим объясняется актуальность темы.

В данной курсовой работе рассматриваются основные принципы документарной организации туристических предприятий, приводятся структура взаимодействия и документооборота между туроператорами, турагентами и туристами, а так же приводится динамика изменений в данной сфере, произошедших в последние годы.

Задачи данной курсовой работы: рассмотреть методические и юридические основы документооборота, выявить его основные принципы, а так же выполнить обзор организации документарного сопровождения туристических предприятий.

Объектом является документооборот, предметом формирование документооборота на предприятии в сфере туризма.

1.1 Принципы документооборота

Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

http://document-ved.ru/index.html

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Организация деятельности основных служб в гостинице

... является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее работника. Тема курсовой работы «Организация деятельности основных служб в гостинице». Актуальность данной темы заключается в том, что в течение последних пяти лет ...

Одна из важнейших функций в организации работы с документами — это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск. Воскресенский В. Ю. Международный туризм. Инновационные стратегии развития. Юнити-Дана, 2009

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности
• организация работы с официальными документами

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

  1.2 Организация документооборота.

Юридическая и методическая основа , документооборот туристический взаимодействие услуга

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным).

Для этого необходимо:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

• Централизация операций по приему и отправке документов.
• Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
• Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).

• Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
• Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
• Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
• Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
• Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
• Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Воскресенский В. Ю. Международный туризм. Инновационные стратегии развития. Юнити-Дана, 2009

Документооборот предприятия сервиса и туризма

... вопросов. Цель данной работы - проанализировать документооборот организаций туристской отрасли. А конкретно между туроператором и турагентом и турпгентом и туристом. 1. Основные документы, регулирующие тур истическую отрасль в РФ В России федеральным ...

Организацию документооборота можно регулировать и стандартизировать самостоятельно. В разделе 3.1 Государственной системы документообеспечения (ГСДОУ) рекомендуется закрепить порядок прохождения документов внутри организации в специальные технологические схемы, разработкой которых занимаются дошкольные образовательные учреждения. Такие схемы должны отражать все этапы и точки прохождения документальной информации, сроки обработки и оформления документов.

Исходная основа рабочего процесса отражается в организационных документах, таких как бумага, положения, приказы о распределении задач, организационная структура учреждения, а в инструкциях по работе с документами они снова фиксируются.

1.3 Документооборот в туристических организациях

Как известно, туристическими услугами занимаются туроператоры и туристические агентства. Факт оказания услуги необходимо оформить документально, так как все коммерческие операции, проводимые туристическими агентствами, необходимо оформлять подтверждающими документами. Об особенностях документооборота при оказании туристических услуг мы расскажем в этой статье.

В общепринятом понимании документооборот туристической организации означает движение документов в организации с момента их создания или получения другими субъектами гражданско-правовых отношений до завершения их оформления и передачи в архив.

Основным нормативным документом, устанавливающим единую нормативно-правовую и методологическую основу организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон от 25.07.2012 г. 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).

В соответствии со статьей 4 Закона № 129-ФЗ, все организации, в том числе туристические, обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, предусмотренном Законом №129 от 25.07.2012 г. 129-ФЗ.

Единственным исключением являются туристические компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, которые не полностью несут бухгалтерские обязательства. Эти турфирмы, исходя из пункта 3 статьи 4 закона N 129-ФЗ, ведут бухгалтерский учет только по основным и нематериальным активам.

Статьей 6 Закона N 129-ФЗ определено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в турфирме возложена на ее руководителя, который своим приказом утверждает и учетную политику турфирмы для целей бухгалтерского учета.

Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:

Совершенствование обслуживания и технологии формирования пакета ...

... документы; расписка о получении документов и памятка туриста. Целью данной курсовой работы является анализ процедуры оформления пакета документов по организации туристского путешествия для туристов ... деятельность по организации предоставления турагентом, туроператором туристу комплекса услуг ... сфере туризма является разработка современного, всеобъемлющего ... и организационных вопросов. Закон «Об основах ...

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;

• формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;,
• правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При закреплении форм первичных бухгалтерских документов, используемых туристкой фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений, поскольку от ошибок никто не застрахован. Бухгалтерское законодательство запрещает вносить исправления только в кассовые и банковские документы, в остальные учетные документы исправления могут вноситься, но только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено личными подписями тех лиц, которые подписали эти документы первоначально. http://referent.mubint.ru/50/177179

Кроме того, руководитель турфирмы по согласованию с главным бухгалтером должен утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Следует отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Буйленко В. Ф. Основы профессиональной деятельности в туризме и экотуризме. Феникс, Неоглори, 2010

Таким образом, можно отметить, что требование об организации документооборота в турфирме вытекает из норм бухгалтерского законодательства.

В соответствии со статьей 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.

Причем Закон N 129-ФЗ допускает фактически использование первичных бухгалтерских документов двух видов:

• первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

• самостоятельно разработанных форм первичных бухгалтерских документов (в случае отсутствия унифицированной формы), однако при условии, что в них содержатся все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Среди обязательных реквизитов содержатся измерители хозяйственных операций в денежном выражении. При этом бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

Следовательно, все первичные учетные документы должны быть заполнены в валюте Российской Федерации. Аналогичные требования предъявляются к первичным учетным документам, являющимся основой для составления аналитических регистров налогового учета. Изложенная позиция подтверждается Письмами Минфина Российской Федерации от 12.01.2007 г. N 03-03-04/1/866, от 11.02.2003 г. N 16-00-14/56.

Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений, содержащихся в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы. Буйленко В. Ф. Основы профессиональной деятельности в туризме и экотуризме. Феникс, Неоглори, 2010

Турагенты, туроператоры, сущность и технология гостеприимства

... туристское предприятие мо­жет быть одновременно и турагентом, и туроператором. Например, фирма разрабатывает маршруты как туроператор и продает их ту­ристам и другим агентствам. В то же время эта же фирма как ... д.). 7. Рекламно-информационная деятельность для продвижения своего туристского продукта к потребителям. 8.Продвижение и реализация туров потребителям через сис­тему турагентств. 9. Контроль ...

Рассмотрим основные особенности документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом.

Согласно статье 9 Федерального закона от 24.11.1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (далее — Закон N 132-ФЗ) Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 26.01.1996 N 14-ФЗ — Часть 2 продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, — от своего имени.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться:,

• условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;

• полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;

• условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;

• порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;

• условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;

— взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Из данной нормы можно сделать вывод, что между турагентом и туроператором может быть заключен только агентский договор (статья 1005 ГК РФ).

ГК РФ.Глава 52. Агентирование.Статья 1005. Агентский договор Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.08.2005 г. по делу N А05-26155/04-26 суд вынес решение: если турфирма самостоятельно не формирует тур, то она выступает в роли агента, а значит, как бы не был назван договор с туроператором, по сути, он будет всегда посредническим.

Каналы сбыта туристского продукта

... работы является изучение маркетинговой сбытовой стратегии туристских предприятий. Для этого необходимо решить следующие задачи: 1) изучить процесс формирования сбытовой стратегии, его этапы; 2) познакомиться с основными каналами сбыта туристского продукта; ... - туристские предприятия по разработке, продвижению и реализации туристского продукта (туроператоры и турагенты); предприятия, предоставляющие ...

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору.

Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Итак, отчет агента может содержать:,

• название документа;,
• дату его составления;,
• название турфирмы-агента;,
• содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.);,
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;,
• данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;,
• сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;,
• сумму посреднического вознаграждения;,
• наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных турагентом за счет туроператора (пункт 2статьи 1008 ГК РФ), если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Туроператор, имеющий возражения по отчету турагента, должен сообщить о них турагенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым туроператором.

Документооборот между турагентом и туристом.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором о реализации туристского продукта.

Согласно статье 10 Закона N 132-ФЗ реализация туристского продукта осуществляется на основании договора, заключаемого в письменной форме между туроператором и туристом и (или) иным заказчиком, а в случаях, предусмотренных Законом N 132-ФЗ, между турагентом и туристом и (или) иным заказчиком. Указанный договор должен соответствовать законодательству Российской Федерации, в том числе законодательству о защите прав потребителей.

К существенным условиям договора о реализации туристского продукта относятся:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер туроператора;

• размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение;

• сведения о туристе, а также об ином заказчике и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

• общая цена туристского продукта в рублях;

• информация о потребительских свойствах туристского продукта — о программе пребывания, маршруте и об условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, об условиях проживания (месте нахождения средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке туриста в стране (месте) временного пребывания, о наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика, инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;

• права, обязанности и ответственность сторон;,
• условия изменения и расторжения договора;

• сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком претензий к туроператору в случае нарушения туроператором условий договора;

— сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и по банковской гарантии.

Кроме того, договор о реализации туристского продукта, заключаемый между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом, наряду с условиями, предусмотренными статьей 10 Закона N 132-ФЗ, должен также включать:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения) и почтовый адрес турагента;

• информацию о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу и (или) иному заказчику услуги по договору о реализации туристского продукта, является туроператор;

— информацию о возможности туриста в случае возникновения обстоятельств, указанных в статье 17.4 Закона N 132-ФЗ, обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.

Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка, типовая форма которой утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 09.07.2007 г. N 60н «Об утверждении формы бланка строгой отчетности». Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Как указало УФНС Российской Федерации по городу Москве в своем Письме от 15.07.2009 г. N 17-15/72957, организация, ведущая туристскую деятельность, вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при условии оформления и выдачи формы бланка строгой отчетности «Туристская путевка».

Если же расчет производился с юридическими лицами или оказываются дополнительные услуги (например, бронирование билетов, оформление загранпаспортов), то применять ККТ нужно.

Рассмотрим вопрос применения ККТ и бланков строгой отчетности в случае осуществления расчетов с турфирмой в безналичной форме.

Обратимся к мнению официальных органов. http://referent.mubint.ru/50/177179

В Письме Роспотребнадзора от 31.08.2007 г. N 0100/8935-07-32 «Об особенностях правоприменительной практики, связанной с обеспечением защиты прав потребителей в сфере туристического обслуживания» сказано, что путевка оформляется в любом случае, при наличных и безналичных расчетах, даже если турфирма использует кассу.

Однако некоторые специалисты выражают точку зрения, что кассовый чек уже является первичным учетным документом, который подтверждает тот факт, что между фирмой и покупателем осуществлен наличный денежный расчет (или расчет с использованием платежных карт).

Следовательно, применять бланк турпутевки в данной ситуации не обязательно.

По мнению автора, именно разъяснения Роспотребнадзора соответствуют нормам Закона N 132-ФЗ и Правилам оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.07.2007 г. N 452.

Отметим, что согласно статье 14.5 КоАП РФ невыдача бланков строгой отчетности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на

• должностных лиц — от 3000 до 4000 руб.;,
• юридических лиц — от 30 000 до 40 000 руб.

Сотрудники турфирмы довольно часто выезжают в служебные командировки. При приобретении работником туристской компании электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции.

Пунктом 2 Приказа Минтранса Российской Федерации от 08.11.2006 г. N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством ККТ чек.

Вместе с тем, документами, подтверждающими расходы при приобретении работником турфирмы электронного авиабилета, также могут быть документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).

Такой вывод содержится в Письмах Минфина Российской Федерации от 04.06.2010 г. N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 г. N 03-03-06/1/476, от 07.09.2007 г. N 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 г. N 03-03-06/1/596, от 13.08.2007 г. N 03-01-10/6-239, от 17.07.2007 г. N 03-03-06/4/99.

Следующим шагом при разработке системы документооборота являются разработка и утверждение форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Помимо стандартных форм бухгалтерской отчетности, рекомендуемых к использованию Минфином Российской Федерации, турфирма может разработать свои формы, которые будут использоваться ею для определения результатов в сфере финансового или управленческого учета.

После этого следует разработать и утвердить график документооборота, который турфирма разрабатывает самостоятельно, основываясь на Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105 (далее — Положение N 105).

Как следует из пункта 5.2 Положения N 105, работа по составлению графика документооборота организуется главным бухгалтером туристкой организации, а утверждается приказом руководителя.

Оформить график можно либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением туристской компании, а также с указанием их взаимосвязи и сроков оказания услуг. Пример графика документооборота представлен в Приложении к Положению N 105.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок нахождения документа в соответствующем подразделении турфирмы.

Каждый из сотрудников туристской компании — исполнитель графика документооборота должен быть с ним ознакомлен. Сделать это можно путем вручения каждому работнику выписки из графика документооборота, в которой должны быть перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, а также должно быть указано, в какое подразделение организации и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Помимо выписки, соответствующие положения о документах могут быть включены и в должностные инструкции работников.

Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются, затем на основании статьи 10 Закона N 129-ФЗ их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Налоговый учет согласно статье 313 НК РФ представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов.

В качестве первичных учетных документов в целях налогового учета могут выступать копии первичных учетных документов, используемых в бухгалтерском учете организации. Такое мнение содержится в Письме УФНС Российской Федерации по г. Москве от 28.04.2006 г. N 20-12/35854.

Неправильное оформление первичных учетных документов при проверках налоговыми органами может привести к возникновению споров, которые нередко приходится решать в судебном порядке.

Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2006 г. по делу N А13-11980/04-15 отмечено, что результаты оказанных услуг должны быть оформлены актом приема-передачи оказанных услуг. В альбомах унифицированных форм нет типовой формы акта, поэтому при его составлении необходимо учесть положения статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Материалами дела подтверждается, что акты сдачи-приемки не содержат необходимых реквизитов, перечень которых установлен пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Следовательно, организацией не представлено документального и обоснованного подтверждения произведенных расходов.

В некоторых случаях суды принимают решения и в пользу налогоплательщиков. В качестве примера приведем Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2007 г. по делу N Ф04-2126/2007(33206-А27-15).

Организацией, в подтверждение расходов на оказание услуг были представлены счета-фактуры, акты выполненных работ, приказы, распоряжения, письма, протоколы, планы производства предприятия. Суд отклонил довод налогового органа о несоответствии представленных актов требованиям статьи 9 Закона N 129-ФЗ, поскольку степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом.

Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет пять лет. http://www.consultant.ru/popular/gkrf2/

Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться туристская организация, установлены Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень N 558).

Так, например, в соответствии с пунктом 362 Перечня N 558 первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, хранятся пять лет.

При этом следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, законченных делопроизводством в 2010 г., начинается с 01.01.2011 г.

Следует обратить внимание на то, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы налогового учета налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет.

Нарушение правил документооборота может иметь для турфирмы неблагоприятные последствия., Ответственность за сохранность документов несет руководитель туристской организации.

В соответствии со статьей 18 Закона N 129-ФЗ руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 26.01.1996 N 14-ФЗ — Часть 2

Статьей 15.11 КоАП РФ определено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

2.1 Комплексный анализ деятельности предприятия

Рис.1 Организационная структура.

Согласно вышеприведенной схеме организационная структура является линейно-функциональной, поскольку во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Преимущества данной структуры:

• простое построение
• гибкость
• динамичность
• концентрация внимания на конкретном рынке с конкретным ассортиментом товаров и услуг

Недостатки данной структуры:

• затруднительные связи между инстанциями
• руководитель несет за все ответственность
• концентрация власти в управляющей верхушке
• сильная загрузка средних уровней управления
• по мере роста возникает кризис руководства

Таблица № 1

Штатное расписание

№ п/п	Наименование должности	Количество штатных единиц	Месячный должностной оклад	ФОТ
1	Генеральный директор	1	45000	540000
2	Главный бухгалтер	1	35000	420000
3	Помощник бухгалтера	1	20000	240000
4	Старший менеджер клиентского отдела	1	30000	360000
5	Менеджер клиентского отдела	5	15000	900000
6	Старший менеджер отправки	1	30000	360000
7	Менеджер отправки	5	15000	900000
	ИТОГО:	15	190000	2280000

Вывод: На предприятии работает всего 15 человек. Фонд оплаты труда составляет 2.28 млн. рублей.

Таблица № 2

Сведения о работниках организации

Персонал	Возраст (лет)	Общий трудовой стаж (лет)	Стаж по данной специальности (лет)
Генеральный директор	38	29	10
Главный бухгалтер	51	33	9
Помощник бухгалтера	32	8	4
Старший менеджер клиентского отдела	35	17	4
Менеджер отдела приема	25	7	4
Старший менеджер отправки	24	6	3
Менеджер отправки	24	5	3

Вывод: Из выше представленной таблицы можно определить процент 3ех людей, которые являются специалистами высшего класса по стажу (генеральный директор, главный бухгалтер, старший менеджер клиентского отдела)

30% (3/10*100% — генеральный директор)

33% (3/7*100% — главный бухгалтер)

75% (3/6*100% — старший менеджер клиентского отдела)

Развитие карьеры работника — длительный процесс, который может включать ряд направлений. К таким направлениям относится:

• повышение квалификации (переподготовка, стажировка) в системе непрерывного обучения;
• зачисление в резерв кадров для выдвижения на руководящие должности;
• назначение на более высокую должность (по результатам подготовки в резерве, решению конкурсной, аттестационной комиссии, решению руководства, самовыдвижение);
• ротация работника внутри своего подразделения или в другом подразделении предприятия.

Планирование карьеры состоит в определении целей развития работника и путей, ведущих к их достижению.

Таблица № 3

Анализ структуры турпродукта услуг

Показатель	2011	2012	Отклонение в %
	руб.	в % к итогу	руб.	в % к итогу
Организация туров по приему в Санкт-Петербурге и регионах	4060000	45,4	4218400	51	5,6
Организация туров за рубеж	3149800	35,2	2200800	26,6	-8,6
Организация конференций, семинаров	1450000	16,2	1680800	20,3	4,1
Оформление загранпаспортов	290800	3,2	170600	2,1	-1,1
Итого	8950600	100	8270600	100	—

Вывод: По представленной таблице №3 можно определить, что организация увеличила количество туров по Санкт-Петербургу и регионам на 5,6%, по сравнению с 2011 годом. Т.е. увеличилось количество туров, а количество международных снизилось на 8,6%. Организация туров по приему в Санкт-Петербурге и регионах возросла, а организация туров за рубеж уменьшилась. За счет повышения количества туров по приему в СПб, регионах, организации конференций, семинаров. Организация не смогла увеличить в течение 2012 года итог своей деятельности, который в денежном эквиваленте упал на 680 тыс.р. (8950600 — 8270600).

Таблица № 4

Динамика реализации турпродукта

Показатель	2010 г.	2011 г.	2012 г.
Объем реализации тур.продукта, услуг (руб)	5480600	8950600	8270600

Темп роста

1) (8950600/5480600)*100% = 163%

2) (8270600/8950600)*100% = 92,4%

Темп прироста

1) 163% — 100% = 63%

2) 92,4% — 100% = -76%

Абсолютный прирост

1) 8950600 — 5480600 = 3470000

2) 8270600 — 8950600 = -680000

Вывод: Из таблицы динамики реализации турпродукта, по приведенному показателю объему реализации видно, что производительность труда по сравнению с предыдущим периодом понизилась.

Таблица № 5

Структура оборотных средств

Вид оборотных средств	Наличие на начало года (тыс. руб.)	Наличие на конец года (тыс. руб.)	Изменение	Уд.вес на начало периода %	Уд.вес на конец периода %	Изменение
1	2	3	4	5	6	7
2011 г.
Оборотные произв. фонды в том числе:	3296	3533	237	43	38,2	-4,8
запасы	1568	1336	-232	20,4	14,5	-5,9
расходы будущих периодов	1728	2197	469	22,6	23,7	1,1
Фонды обращения. В том числе:	4378	5708	1330	57	61,8	4,8
денежные средства	2862	3574	712	37,3	38,6	1,3
дебиторская задолженность	1027	1386	359	13,4	15,2	1,8
прочие активы	489	748	259	6,3	8	1,7
Итого сумма оборотных средств:	7674	9241	1567	100	100	—
2012 г.
Оборотные произв. фонды В том числе:	3533	3783	250	38,2	38,4	0,2
запасы	1336	1486	150	14,5	15,1	0,6
расходы будущих периодов	2197	2297	100	23,7	23,3	-0,4
Фонды обращения В том числе:	5708	6058	350	61,8	61,8	0
денежные средства	3574	3774	200	38,6	38,3	-0,3
дебиторская задолженность	1386	1486	100	15,2	15,2	0
прочие активы	748	798	50	8	8,1	0,1
Итого сумма оборотных средств:	9241	9841	600	100	100	—

Вывод: Изменение = Уд. вес на конец периода(%) — Уд. вес на начало периода (%) .

Из анализа таблицы №5 следует снижение количества запасов, при этом увеличение расхода было незначительным, за счет чего были снижены оборотные фонды на 4,8 относительно начала года. Расход количества денежных средств увеличился (выплаты поставщику, перечисление денежных средств).

Прочие активы увеличены на 1,7%. Можно снизить сумму оборотных средств за счет уменьшения запасов, дебиторской задолженности.

За 2012 год запасы увеличились на 0,6, оборотные производственные фонды увеличились за счет увеличения запасов. Сумма оборотных средств возросла за счет оборотных производственных фондов, которые увеличились из-за увеличения запасов. В целом по сравнению с 2011 годом сумма оборотных средств увеличилась на 600 000 р.

Таблица № 6

Стоимость основных фондов

Виды основных средств	Наличие на начало года, тыс.руб.	Поступило за год, тыс.руб.	Выбыло за год, тыс.руб.	Наличие на конец года
2011 год
Здания	0	0	0	0
Машины и оборудование	1199	83	0	1282
Транспортные средства	0	0	0	0
Итого	1199	83	0	1282
2012 год
Здания	0	0	0	0
Машины и оборудование	1282	0	0	1282
Транспортные средства	0	450	0	450
Итого	1282	450	0	1732

Вывод: За 2011 год в наличии было машины и оборудование, и также увеличили (закупили) в этом году его количество. В 2012 году закупок машин и оборудования не было, но были приобретены транспортные средства, вследствие чего произошло увеличение основных фондов до 1732000.

Таблица № 7

Структура основных фондов

№ п/п	Наименование оборудования	Кол-во	Стоимость, руб.
	2	3	4
1	Системный блок Intel Centrino Duo	14	280000
2	МФУ HP 1005	10	40000
3	ЖК монитор LG	14	140000
4	Стол для ПК	19	95000
5	Мягкий стул	38	72000
6	Шкаф	9	45000
7	Кондиционер LG	2	54000
8	Вешалка	5	5000
9	Музыкальный центр LG	1	17000
10	ЖК телевизор LG	1	29000
11	Телефон — факс	5	25000
12	Автомобиль Toyota	1	450000
13	Прочее		48000
Итого:		1732000

Вывод: общая стоимость составила 1732000 р., из которой основную часть составляет автомобиль Toyota (450000р.).

Таблица № 8

Трудовые ресурсы организации

Трудовые ресурсы	Численность
	План	Факт
Генеральный директор	1	1
Главный бухгалтер	1	1
Начальник отдела приема	1	1
Менеджер отдела приема	5	5
Начальник отдела отправки	1	1
Менеджер отдела отправки	5	5
Итого:	14	14

Вывод: Организация в течение 2012 года выполнила план по организации деятельности, т.к. отбор персонала осуществляется.

Таблица № 9

Показатели движения качественного состава персонала

Показатель	2010	2011	2012
Численность персонала на начало периода	14	14	14
Приняты на работу	4	5	3
Выбыли, в том числе	4	5	3
по собственному желанию	2	3	2
за нарушение труд. дисциплины	2	2	1
Численность персонала на конец периода	14	14	14
Среднесписочная численность	14	14	14
Коэффициент оборота по приему	28,5%	35,7%	21,4%
Коэффициент оборота по выбытию	28,5%	35,7%	21,4%
Коэффициент текучести кадров	28,5%	35,7%	21,4%
Коэффициент постоянства кадров	71,5%	64,3%	78,6%

Вывод: На 2011 год пик деятельности организации, увеличился штат персонала, но и было максимальное количество выбывших. 60% ушли по собственному желанию, что является большим потоком смены кадров. 40% — уволены за нарушение дисциплины. В 2012 году политика ноема персонала улучшилась по сравнению с другими годами.

Таблица № 10

Данные для анализа производительности труда

Показатель	Ед. изм.	Усл. обозн.	2011г.	2012г.
1.Объем реализации услуг	тыс.р.	ВП	8950,6	8270,6
2.Средне — списочная численность работников	чел.	СЧР	14	14
3.Среднее число дней, отработанное одним работником за год	дни	СЧД	219	225
4.Средне — дневная выработка одного работника	тыс.р.	СДВ	2,9193	2,6255
5.Производительность труда	тыс.р.		639,3	590,7

Вывод: В 2012 году снизился объем продаж услуг. При условии сохранении средне — списочной численности работников средне — дневная выработка одного работника снизится на 0,29тыс.р., в свези с чем общая производительность труда снизилась в 2012 году на 48,6тыс.р., при этом среднее число дней, отработанное одним работником за год увеличилось.

Таблица № 11

Структура затрат на производство турпродукта

Статья затрат	2011г.	2007 г.
	РУБ.	%	РУБ.	%
Аренда помещения	600000	8	660000	8,7
Услуги связи	500000	6,7	520000	6,9
Заработная плата адм-управ. Персонала (с ЕСН)	1989000	26,4	2540160	33,4
Итого постоянных затрат:	3089000	41,1	3720160	49
Оплата счетов гостиницы	1910900	25,5	1400900	18,4
Оплата питания	956700	12,7	1020400	13,4
Оплата счетов автотранспортного предприятия	350600	4,7	290400	3,8
Оплата экскурсионного обслуживания	1200800	16	1170000	15,4
Итого переменных затрат:	4419000	58,9	3881700	51
Полная себестоимость	7508000	100	7601860	100

Вывод: В 2012 году равное соотношение постоянных и переменных затрат 49 на 51, что не очень хорошо. Поэтому необходимо снижение полной себестоимости (постоянных затрат), необходим переход на более выгодный тариф. Заработная плата возросла на 7% по сравнению с 2011годом, необходим переход на другую систему. Переменные затраты снизились значительно. В полной себестоимости процесс переменных затрат снизился значительно на 7,9%, в большей степени за счет уменьшения спроса на гостиничные услуги, транспорт, экскурсии, т.е. в связи с уменьшением спроса на туристические услуги в целом.

2.2 Управленческая разработка

Рис.2 Дерево целей , Проанализировав данное дерево целей, можно сделать акцент наиболее эффективных методах увеличения объемов продаж:

• Поиск новых клиентов за рубежом (сотрудничество с интернет порталами и иностранными ресурсами, реклама на зарубежных площадках, открытие филиалов и представительств, открытие новых туристических направлений)
• Повышение производительности труда персонала (тренинги, курсы, рекламные туры, материальные и нематериальные поощрения, бонусы)

Также к мероприятиям по увеличению прибыли можно отнести:

• Улучшение условий труда (создание комфортного микроклимата, оборудование комфортной мебелью)
• Совершенствование материального стимулирования (создать фонд дополнительной заработной платы, разработать методику выплаты премий и надбавок)
• Сокращение расходов (акции на горящие туры, реализация дешевых билетов по средствам внедрения дисконтных карт и скидок, уменьшение расходов на интернет, запасы; применение новых методов амортизации, уменьшение арендной платы, новые выгодные поставщики)

По итогам проведенного теоретического исследования, посвященного основным требованиям к формированию документооборота в туристической организации, были решены поставленные во введении данной курсовой работы задачи и достигнута поставленная во введении цель.

Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг. Компании крайне важно быть в курсе всех изменений, касающихся ее деятельности и уметь оперативно отреагировать на них, быстро находить необходимую информацию, четко и грамотно оформлять комплекты документации по работе с клиентами и партнерами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

[Электронный ресурс]//URL: https://jret.ru/kursovaya/pravovoe-regulirovnaie-dokumentooborota-v-turisticheskom-biznese-esse/

1. Волков Ю. Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. Ростов-на-Дону, 2011. 352 с.

2. Воскресенский В. Ю. Международный туризм. Инновационные стратегии развития. Юнити-Дана, 2009. 320 с.

3. Буйленко В. Ф. Основы профессиональной деятельности в туризме и экотуризме. Феникс, Неоглори, 2010. 250 с.

4. Скараманга В. П. Фирменный стиль в гостеприимстве: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2011. 314 с.

5. http://document-ved.ru/index.html

6. http://document-ved.ru/otvety-na-ekzamen-po-dokumentacionnomu-obespecheniyu-upravleniya-obshhie-principy-organizacii-dokumentooborota-i-ix-zakreplenie-v.html

7. http://referent.mubint.ru/50/177179

8. http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a89/230728.html

9. http://www.vball5.ru/finished-work/economic/turizm/6/

10. http://www.referent.ru/48/213179

11. http://www.hr-portal.ru/article/o-dokumentooborote-v-organizatsii

12. http://www.consultant.ru/popular/gkrf2/