Делопроизводство в туризме

метки: Документ, Делопроизводство, Организация, Турфирма, Служба, Информация, Документация, Сфера

Первоначально термин «делопроизводство» появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — т.е. решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства».

В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.

Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.

Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи: характеристика понятия «делопроизводство»; знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации документов.

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие делопроизводства

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Система и структура управления туризмом. Проектирование туристской организации

... с проектированием новой организационной системы для фирмы. Выбор высшим руководством той или иной стратегии влияет на многие решения в отношении проектирования организации. Существуют три возможные области стратегического выбора: 1. идеология управления, ...

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.)

1.2 Компоненты делопроизводства

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования;

организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций

... организации и средств информационных технологий в делопроизводстве. Рассмотрение основных электронных офисных систем. Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. курсовая работа [261,7 K], добавлен 30.04.2014 Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных ...

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общеизвестных принципов обработки документов;

приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

• сложившихся национальных традиций работы с документами;
• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

1.3 Документ

• туризм делопроизводство документ
• • Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
  • Документ обеспечивает:
  • закрепление информации;
  • сбор информации;
  • обработку информации;
  • передачу информации;
  • использование информации;
  • хранение информации.
  • Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:
  • отражают деятельность организации;
  • на их основе принимаются управленческие решения;
  • являются главным аргументом в спорных ситуациях;
  • являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
  • Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
  • учет — с написанием различных отчетов;
  • планирование — с составлением планов;
  • инструктирование — с разработкой методик, инструкций;
  • руководство — с изданием приказов, распоряжений.
  • Документ может быть:
  • носителем информации (в сфере информационных технологий);
  • средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
  • способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
    20 стр., 9643 слов

    Современное делопроизводство предприятия основные принципы и составляющие

    ... в соответствии с требованиями КЗоТ. Глава I . Делопроизводство – как составная часть управления организационной системой 1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство ...

  • К основным функциям документов можно отнести:
  • информационную (документирование, хранение, предоставление информации);
  • управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
  • коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
  • правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);
  • организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
  • научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

2. Нормативно-методическая основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

Нормативно-методическая основа делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

2.2 Регулирование вопросов делопроизводства

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

• Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
• Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» — определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

• Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
• Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
• Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред.

от 20.03.2002) — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Организация обслуживания туристов

... который приобретает и потребляет туруслуги. Цель данной работы заключается в раскрытии особенностей обслуживания клиентов при покупке тура. Особое внимание уделено вопросам организации обслуживания клиентов. В соответствии с поставленной целью решаются следующие задачи: Изучить процесс обслуживания клиента Рассмотреть процесс ...

• Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов;
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
• совершенствование работы аппарата управления;
• ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 — содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 — устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

общие положения;

Организация деятельности предприятий общественного питания и ...

... работы. Организация деятельности ПОП и этапы создания ресторана. Задачи: 1. Рассмотреть историю развития ПОП; 2. Рассмотреть классификации ПОП; 3. Рассмотреть условия деятельности. 1. Организации деятельности ПОП 1.1 Эволюция развития ПОП Рассматривая эволюцию предприятий общественного питания, ... низкоградусной водки. Впервые такое название появилось в документе 1563 года и к концу века стало ...

• порядок составления и оформления служебных документов;
• порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
• контроль исполнения документов;
• порядок работы с исходящими документами;
• порядок работы с внутренними документами;
• составление номенклатуры дел;
• правила формирования дел;
• порядок обеспечения сохранности документов;

  порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

  3.

Классификация документов , 3.1 Понятие классификации документов

Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

3.2 Виды классификации

В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

• документацию по административным вопросам;
• документацию по материально-техническому снабжению;
• документацию по планированию;
• документацию по оперативной деятельности;
• документацию по бухгалтерскому учету;
• документацию по подготовке и расстановке кадров;

документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков: , по месту составления:

входящие — поступившие в организацию;

• исходящие — отправляемые из организации;

внутренние — составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

на простые — письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

Организация работы отдела маркетинга и продаж в гостинице

... далеких от гостиничного бизнеса отраслях. 2. Организация работы отдела маркетинга и продаж в гостинице. 2.1. Организационная маркетинга и продаж в гостинице. Структура службы зависит от потребностей и ... - это совокупность всех существующих и применяемых отелем организационных, технологических, маркетинговых, финансовых, кадровых и других инструментов, методов и способов ведения бизнеса. ...

• контрактные — запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми — являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы — имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы — носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) — затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные — касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) — первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

• копии — документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;
• заверенные копии — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

дубликаты — повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов: , по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

Дипломная работа сервисная деятельность

... основных видов услуг и особенности сервисной деятельности в розничной торговле. Для написания теоретической части дипломной работы были использо ваны различные ...  исследовать организацию сервисной деятельности;  ознакомиться с особенностями развития сервисной деятельности в России;  изучить сервисную деятельность в розничной торговле. 1.1 Предпосылки развития сервисной деятельности По мнению ...

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

• «для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
• «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
• «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
• «коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные — содержание которых излагается в свободной форме;

• трафаретные — когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;
• типовые — созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные — содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

• разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;
• установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

— необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

Заключение

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Организация работы службы управления персоналом в современной организации

... будет рассматривать человеческий капитал как ключ к эффективности работы организации. Вся работа служб управления персоналом должна проводиться под этим углом, углом целенаправленного формирования ... человеческую, или личностно-культурную. Другие в управлении производством (предприятием) выделяют две части: управление деятельностью и управление людьми. Управление деятельностью складываетс

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся — к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами;

• от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации;
• без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление;
• классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Таким образом, классификация документов — это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Список использованной литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://jret.ru/kursovaya/organizatsiya-slujbyi-deloproizvodstva-v-turfirme/

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. — М.: ИНФРА, 2001. — 272 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. — М.: Интел-Синтез, 2001. — 192 с.

4. Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. — М.: Финансы и статистика, 2004. — 304 с.

5. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. — М.: Ось-89, 2001. — 112 с.

6. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. — М.: Изд-во ПРИОР, 2002. — 128 с.

7. Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. — М.: ВНИИДАД, 2006. — 27 с.

Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.